Dokumentacja procesu wyraźnie określa najważniejsze zadania, które mają miejsce w firmie. Eliminują zamieszanie wśród pracowników i umieszczają wszystkich członków firmy na tej samej stronie. Dokument procesu określa, jakie są obecne procesy w firmie. Identyfikując bieżące praktyki, często odkrywasz błędy w bieżącym systemie i widzisz możliwość poprawy. Dokumentacja procesowa pozwala również firmie szybciej dostosowywać się do zmieniających się potrzeb biznesowych. Wyraźne określenie bieżących funkcji Twojej firmy pozwoli firmie lepiej iść do przodu.
Określ zakres dokumentu. Możesz dokumentować każdy proces w firmie lub w większych firmach, skupiać się na jednym zestawie procesów. Na przykład duża korporacja może chcieć zacząć od funkcji księgowania, zamiast dokumentować całą działalność organizacji.
Przygotuj jednostronicową, wizualną reprezentację procesów. Uwzględnij macierz przydatności, zarys odpowiedzialności za poszczególne zadania lub schemat procesu. Diagram przepływu procesu jest reprezentacją wysokiego poziomu różnych kroków, aby zakończyć proces i sposób, w jaki kroki przepływają przez organizację. Na przykład różne etapy opłacania faktury można obrysować za pomocą schematu procesu.
Wyjaśnij wpływ, jaki proces ma na produkty i usługi. Szczegółowy opis skutków normalnych operacji i skutków, które spowodowałaby awaria w procesie. Na przykład, jeśli faktury zostaną utracone i nie otrzymają zapłaty, dostawca odmówi wysłania następnego zamówienia.
Zdefiniuj role w procesie. Identyfikuj role według ich funkcji, a nie indywidualnie. Na przykład księgowi płatni przetwarzają faktury i wprowadzają je do systemu w celu dokonania płatności. Kontroler zatwierdza faktury i zatwierdza płatność.
Przedstaw wszystkie systemy komputerowe i oprogramowanie używane w procesie. Jasno określ każdy system, jego cel i jego funkcjonalność.
Dokumentuj proces od początku do końca. Użyj diagramu procesu jako przewodnika do tworzenia tekstu. Uwzględnij jak najwięcej szczegółów, w zależności od zakresu wybranego w dokumencie. Użyj nazw ról, aby przypisać odpowiedzialność, a nie poszczególne imiona.
Dodaj sekcję dla wyjątków. Dokumentuj, co się dzieje, gdy normalny przepływ procesu nie jest przestrzegany. Na przykład, gdy systemy komputerowe są wyłączone, papierowy system rozliczeniowy jest wprowadzany w celu przetwarzania faktur.
Przejrzyj dokument procesu ze wszystkimi stronami, które miały wpływ. Upewnij się, że wszyscy zgadzają się co do procesów.
