"Wiedza plemienna" to wszelkie niepisane informacje, które Twoja firma, zespół, grupa lub plemię używa do osiągnięcia swoich celów. Problem z wiedzą plemienną polega na tym, że kiedy tracisz kluczowych członków plemienia, wiedza znika wraz z nimi. Kiedy dokumentujesz procedury lub proces swojej firmy, możesz chronić tę wiedzę i szybko przynosić nowych członków. Zrozumienie potrzeby dokumentowania "wiedzy plemiennej" jest ważnym elementem tworzenia tych dokumentów.
Określ swoje produkty
Utwórz "Oświadczenie o zasięgu", pisząc prostą instrukcję, która identyfikuje wszystko, co ma być zawarte w tym projekcie dokumentacji. Jasno określ konkretny proces, który zostanie udokumentowany. Należy określić, czy dokumentacja procesu odzwierciedla sposób, w jaki obecnie działa ten proces, czy też określa, w jaki sposób proces ten powinien zadziałać w przyszłości.
Utwórz "Macierz własności", która pokazuje, kto jest właścicielem procesu lub kto jest właścicielem części procesu. Ta macierz może być tak prosta, jak schemat organizacyjny lub diagram procesu, który jednoznacznie identyfikuje właścicieli i dane kontaktowe właścicieli.
Określ konkretne produkty lub usługi, które są dokumentowane. Jest to zazwyczaj lista, która zawiera wszystkie lub istotne informacje, takie jak numer modelu, numer części i opis.
Opisz role osób zaangażowanych w proces. Przedstaw wyraźne wyjaśnienie na podstawie tytułu stanowiska, a nie indywidualnych możliwości. Wyjaśnij, co robi ta pozycja i jak ona pasuje do procesu. Może to być pojedynczy dokument zawierający tytuł pracy i opis lub pełny opis zadania dla każdej kluczowej pozycji w dokumentowanym procesie.
Dokumentuj każdy etap procesu, od początku do końca, tworząc diagram lub wykres "Proces przepływu". Zwykle tworzony jest schemat blokowy wysokiego poziomu pokazujący główne etapy procesu, a schemat blokowy niskiego poziomu dokumentuje etapy procesu, które są podporządkowane każdemu z głównych etapów.
Utwórz odpowiednią dokumentację "Zasady i procedury" dla każdego etapu procesu. Podczas eksploracji procesu z wywiadami i badaniami pojawią się te zasady i procedury. Zachowaj szczegółowe notatki, które będą podstawą do tworzenia tych dokumentów dotyczących polityki i procedur.
Dołącz dokument do wyników, który zawiera wyjaśnienie wewnętrznego procesu "zarządzania dokumentami". Dokument ten powinien wyjaśniać, w jaki sposób dokumenty firmowe są przeglądane i zatwierdzane oraz rozprowadzane i archiwizowane w firmie.
Utwórz dokumenty
Zaplanuj istniejące dokumenty, aby uzyskać jasne informacje na temat tego, co aktualnie jest na miejscu. Nie musisz odkrywać koła na nowo, tworząc nowe dokumenty, jeśli te same informacje są zawarte w istniejących dokumentach. Określ, które z tych dokumentów są użyteczne i na ich podstawie można się opierać, a które dokumenty są przestarzałe. Po uzupełnieniu spisu istniejących dokumentów dowiesz się, jakich dokumentów brakuje i które należy utworzyć. Generuj ogólną listę dokumentów pokazującą status każdego dokumentu jako istniejący, przestarzały lub nowy. Przed pierwszym spotkaniem z głównym menedżerem przygotuj "Zapas".
Utwórz "Macierz własności", przeglądając wszystko, co jest już dostępne, takie jak istniejące schematy organizacyjne i katalogi firm. Przed pierwszym spotkaniem z najwyższym menedżerem, należy mieć pod ręką tę "macierz własności".
Spotkaj się z głównym menedżerem i sprawdź "Zasoby reklamowe" i "Matrycę własności". Celem tego spotkania jest nie tylko zdobycie najwyższego kierownika w celu sprawdzenia twoich badań, ale także zatwierdzenie go i zaakceptowanie twojego planu. Przygotuj się na to spotkanie i nie marnuj czasu najwyższego kierownika.
Spotkaj się z każdym szefem działu po wprowadzeniu wszystkich zmian w głównym menedżerze w "Inwentarzu" i "Matrycy własności". Celem tych spotkań szefów departamentów jest przyspieszenie tego, co robisz, i zainicjowanie dyskusji na temat roli każdego szefa departamentu i kroków procesu, które posiada. Zrób szczegółowe notatki lub zapisz spotkanie, aby niczego nie przegapić. W miarę postępów w tych spotkaniach szefów departamentów, proces ten pojawi się i zacznie krzepnąć.
Aktualizuj wszystkie rezultaty w sposób ciągły, gdy otrzymasz nowe lub dokładniejsze informacje od każdego szefa działu. Po ostatnim spotkaniu szefa departamentu powinieneś opracować mniej więcej połowę swoich wyników.
Spotkaj się z odpowiednimi nadzorcami, najlepszymi rzemieślnikami i innymi osobami zaangażowanymi w proces, aby wyjaśnić, co naprawdę dzieje się na tym etapie procesu. Osoby te zostaną zidentyfikowane przez szefa działu podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Ci praktycy zazwyczaj lepiej znają się na codziennych procedurach w zakresie ich odpowiedzialności niż ich szefowie działów. Ponownie, wykonaj szczegółowe notatki i zrób wszystko, co możliwe, aby być przygotowanym przed spotkaniem z tymi ludźmi, aby zminimalizować czas, który zabierasz z ich pracowitego dnia.
Uzupełnij swój pierwszy projekt wszystkich swoich dokumentów. Nazywa się to pierwszym projektem, ale dokumenty te powinny być w pełni kompletne na podstawie wszystkich informacji, które dotychczas uzyskałeś.
Rozpowszechniaj swoje pierwsze projekty dokumentów, wyraźnie oznaczone jako pierwsze projekty, do odpowiednich szefów działów i podwładnych w celu ich przeglądu. Daj im czas na całkowite sprawdzenie tych dokumentów i poproś ich, aby zredukowali wszelkie zmiany.
Zainicjuj drugą rundę indywidualnych spotkań z tymi samymi szefami działów i podwładnymi, aby przejrzeć wszystkie czerwone linie i przygotować ostateczny projekt tych dokumentów.
Wypełnij wszystkie czerwone wersje. Zwróć szczególną uwagę na zmiany w jednym kroku, które mogą wpłynąć na poprzedni lub kolejny krok, i odpowiednio zmień te dokumenty, procedury lub kroki przepływu. Prześlij ten ostateczny projekt do odpowiednich szefów departamentów i podwładnych do ostatecznej recenzji.Prześlij cały końcowy projekt jednocześnie do głównego menedżera, aby zapoznać się z opinią najlepszego menedżera.
Dokonaj ostatecznych poprawek i prześlij te poprawione dokumenty z powrotem do inicjatora w celu ostatecznego zatwierdzenia. Przed ostatecznym zatwierdzeniem może istnieć wiele poprawek. Potrzebujesz każdego podwładnego i szefa działu, aby udzielił ci pełnej zgody na dokumenty lub fragmenty dokumentów, które bezpośrednio odnoszą się do zakresu ich odpowiedzialności. Jednak Twoja dokumentacja nie jest uznawana za zatwierdzoną do momentu, aż główny menedżer ją przejrzy i nie zatwierdzi.
Wskazówki
-
Wywiady mogą być delikatne, ponieważ przerywasz czyjś dzień pracy. Przygotuj się na te wywiady, udostępniając odpowiednie materiały, takie jak "Wykres przebiegu procesu" lub inne dokumenty, które pomogą w przeprowadzeniu wywiadu. Bądź przystojny i zawsze traktuj wszystkich z taką samą godnością i szacunkiem, jakich oczekujesz od siebie. Bądź skuteczny i utrzymuj rozmowę na temat konkretnego celu spotkania.
