Zasady i procedury są wymogami większości organizacji. Wiele osób musi pisać tego typu dokumenty, ponieważ muszą one przestrzegać przepisów, takich jak Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna (ISO). ISO to rodzina standardów, które koncentrują się na poprawie jakości. Jednym z najczęstszych przykładów polityk i procedur, które organizacje piszą, jest standardowa procedura operacyjna (SOP).
Zasady
Zasady określają zasady, które firma wdroży w całej organizacji lub dziale. Na przykład firma ma zasady dotyczące haseł. Może to oznaczać, że pracownicy muszą zmieniać hasła co 60 dni. Zasady mogą również określać, że system powiadomi pracowników z 14-dniowym wyprzedzeniem o wygaśnięciu ich haseł. Zasady muszą być jasne, zwięzłe i spójne. Polityki będą również zawierały akronimy. Pisarz powinien przeliterować je przy pierwszym użyciu, a następnie użyć akronimów w pozostałych polisach.
Procedury
Procedury wdrażają polityki. Procedury zawierają szczegółowe informacje, takie jak instrukcje krok po kroku dotyczące wykonywania zadań. Przykładem procedury może być sposób tworzenia nowych kont sieciowych. Pierwszy krok może wymagać od menedżera wypełnienia formularza dotyczącego jego nowego zatrudnienia. Formularz może wymagać od menedżera podania informacji, takich jak imię i nazwisko nowego najemcy, stanowisko i dział, w którym będzie pracował nowy pracownik. Kierownik następnie przesyła formularz do działu IT. Administrator sieci będzie miał wtedy procedury, których musi przestrzegać. Może to obejmować utworzenie konta e-mail i sieci oraz utworzenie znaczka bezpieczeństwa. Procedury muszą być łatwe do naśladowania. Należy pamiętać, że procedury zmieniają się z biegiem czasu. Dlatego firma powinna je przeglądać co najmniej raz w roku. Powinien wyznaczyć osobę do aktualizacji procedur. Podobnie jak zasady, procedury muszą być spójne, zwięzłe i dokładne.
MACZANKA
SOP oznacza standardową procedurę operacyjną. Ten typ dokumentu opisuje, co robi organizacja i jej działy. Ponadto wyjaśnia role i obowiązki pracowników. Następnie SOP zwykle zawiera zasady i procedury dla każdego działu. Na przykład zasady będą dotyczyły zasad zakupu sprzętu. Następnie procedura przedstawi instrukcje krok po kroku dotyczące zakupu sprzętu. Chociaż SOP składa się przede wszystkim z tekstu, dobry powinien obejmować schematy organizacyjne, diagramy, schematy przepływu i obieg dokumentów.
