Projekty budowlane wymagają specjalnego zgłoszenia, ponieważ dokumentacja każdego projektu staje się częścią dokumentacji publicznej. Ponadto pliki projektów muszą czasami być przenoszone na spotkania zewnętrzne i muszą być przechowywane w taki sposób, aby nie zostały przypadkowo utracone. Firmy budowlane często współpracują z systemem segregatorów, a także z systemem przechowywania szuflad, w którym zachowane są plany. Pojedynczy projekt może wymagać serii segregatorów, które można oznakować zgodnie z ich przeznaczeniem, np. "Księgowość" lub "legalny".
Przedmioty, które będą potrzebne
-
3-calowe trzy-kołowe spoiwa
-
Dziurkacz trzyotworowy
-
Przekładki z zakładkami indeksu do segregatorów z 3 pierścieniami
-
Szafka na dokumenty Blueprint
-
Zszywki
Uruchom system archiwizacji natychmiast po wygenerowaniu pierwszego dokumentu dla projektu. Wstępne dokumenty obejmują prospekt emisyjny lub wycenę strony. Otwórz segregator. Naciskać jednocześnie na dwie metalowe zakładki na przeciwległych końcach metalowego urządzenia na środku spoiwa. Pierścienie powinny otwierać się z pewnym oporem. Ustaw lewy margines dokumentu w otworze dziurkacza tak, jak by wyglądał, gdybyś go przeczytał. Naciśnij dźwignię za pomocą pięty. Dokument powinien mieć trzy równomiernie rozmieszczone otwory przebite w linii prostej wzdłuż lewego marginesu.
Utwórz etykiety dla dzielników zakładek indeksujących. Dzielenie zakładkami indeksu oddzieli każdy gatunek dokumentu. Etykiety z naklejkami na karty zwykle pochodzą z zapakowanych zestawów kart indeksu. W przeciwnym razie większość etykiet Avery ma odpowiedni szablon wstępnie załadowany do programu Microsoft Word w celu łatwego drukowania etykiet. Otwórz program Word do pustego dokumentu. Kliknij "Narzędzia" na górnym pasku narzędzi. Kliknij "Listy i dokumenty wysyłkowe", a następnie "Koperty i etykiety". Kliknij kartę "Etykiety". Kliknij ikonę etykiety w prawym dolnym rogu okna dialogowego. Wybierz numer szablonu Avery (znajdujący się u dołu lub u góry arkusza z etykietami) z menu rozwijanego. Kliknij OK." Wskaż, że chcesz wydrukować stronę z etykietami, podświetlając odpowiednie tarcze promieniowe. Kliknij "Nowy dokument".
Wprowadź nazwy etykiet w każdej sekcji etykiety na szablonie. Powinna zostać nadana etykieta wskazująca, jakie dokumenty znajdują się w każdej sekcji. Typowe etykiety budowlane obejmują "Przejęcie witryny", "Planowanie", "Licytacja wstępna", "Licytowanie", "Budowa", "Kontrola", "Kontrakty", "Gwarancja", "Księgowość" i "Informacje prawne". Przed drukowaniem umieść arkusz etykiet w drukarce. Usuń etykiety jeden po drugim i dołącz do sekcji zakładki podziałki indeksu. Przekładki mogą już być dziurkowane.
Umieść dokumenty w segregatorze pod odpowiednią zakładką. Na przykład, oceny, ankiety, testy gleby, zatwierdzenia strony, dokumenty dotyczące wybitnych domen i informacje o escrow będą wchodziły w zakładkę "Pozyskiwanie strony". Gdy spoiwo się wypełni, dodaj dodatkowe spoiwa i przenieś sekcje według potrzeb. Rachunkowość i legalność będą wymagać własnych segregatorów w miarę postępu projektu.
Plany plików w szafce na dokumenty o płaskiej szufladzie. Alternatywne systemy segregacji blueprint obejmują szafki do przechowywania w stosach lub stojak na kółkach z wieszakami obrotowymi. Płaska szafka na dokumenty jest najbardziej wydajna. Zszywaj wiele projektów razem z użyciem zszywek, które chronią integralność planu przed zszywkami.
