Systemy przechowywania oferują zalety i wady ustawień biurowych. Większość firm korzysta z tradycyjnych systemów archiwizacji, w których dokumenty papierowe są składane w szafkach na dokumenty. Najczęściej stosowanym typem systemu archiwizacji jest system alfabetyczny.
Cel, powód
Systemy segregacji służą do przechowywania dokumentów i łatwego wyszukiwania dla pracowników. Zostaje skonfigurowany system archiwizacji, a pracownicy postępują zgodnie z używanym systemem.
Zalety
Alfabetyczne systemy segregacji są jednym z systemów łatwych do nauczenia i uczenia się. Dokumenty są składane w kolejności alfabetycznej, zazwyczaj według nazwy dostawcy. Każdy pracownik może znaleźć potrzebny dokument, o ile znana jest jego nazwa.
Niedogodności
Jedną z wad tego systemu jest to, że dokumenty są często źle zapakowane z powodu liter. Inną wadą jest to, że jeśli coś jest umieszczane pod nazwą sprzedawcy w stosunku do nazwiska, dokumenty są trudne do zlokalizowania. Zmiany nazw w firmach mogą nie być rejestrowane prawidłowo, co również powoduje zamieszanie w tym systemie archiwizacji.
