Są chwile, kiedy trzeba zmienić opis stanowiska pracownika lub kiedy trzeba przydzielić konkretne zadanie pracownikowi na specjalny projekt lub na czas określony, taki jak okres urlopowy innego pracownika lub urlop nieobecności. Bez względu na okoliczności komunikacja jest ważnym elementem przydziału pracy. Komunikacja może sprawić, że różnica między doskonałą wydajnością i niepełną pracą.
Określ przyczyny przydzielania pracy swoim pracownikom. Proces przydzielania pracy jest inny w przypadku zmiany opisu zadania niż przy przypisywaniu obowiązków do projektu zespołowego. Przeprojektowanie opisu stanowiska pracy jest stosunkowo łatwe, ponieważ masz puste płótno, od którego możesz rozpocząć przypisywanie obowiązków. Na przykład, jeśli chcesz przypisać pracę asystentowi wykonawczemu, poprowadź badania dotyczące typowych obowiązków asystenta wyższej kadry zarządzającej. Z drugiej strony, jeśli Twój zespół pracuje nad konkretnym projektem, ustal, które zadania są częścią całego projektu i określ dostępne zasoby pracownicze.
Zaprezentuj umiejętności, doświadczenie i możliwości Twoich pracowników. Ponadto zapytaj pracowników o ich dotychczasowe doświadczenie zawodowe i zainteresowania zawodowe. Według Women's Media, skuteczne delegowanie wymaga zwrócenia uwagi na zestaw umiejętności pracownika. Stwierdza: "Upewnij się, że przekazujesz komuś osobę, która może ukończyć zadanie". To jest okazja, aby zmotywować pracowników, którzy chcą zademonstrować swoje możliwości i poprawić swoją wartość dla organizacji.
Zbuduj listę zadań. Skorzystaj z przeglądu życiorysów, aplikacji i danych wejściowych od pracowników, aby określić, kto ma umiejętności wymagane do wykonania pracy. Jeśli masz dwóch lub więcej pracowników, którzy są równie wykwalifikowani i mają interes w wykonywaniu tej samej pracy, wymyśl sposób podziału obowiązków, aby jeden pracownik nie był faworyzowany nad innym.Jeśli istnieją niewielkie różnice w kwalifikacjach pracowników, rozważ przydzielenie go do najlepiej wykwalifikowanego pracownika i wyznaczenie zastępcy na wypadek, gdyby jeden pracownik nie mógł wykonać zadania.
Opracuj metodę komunikacji, która wyjaśni przypisaną pracę, niezbędne kwalifikacje i oczekiwania. Jest to najważniejszy krok w przydzielaniu obowiązków służbowych, dlatego też komunikacja musi być jasna i musi uwzględniać każdy element pracy. Oczekiwane wyniki i oczekiwania dotyczące pracy są częścią twoich standardów wydajności. Standardy wydajności są pomiarami używanymi do oceny wydajności. Przykładowy standard wydajności dla przypisanej pracy może brzmieć "Użyj programu Microsoft Access, aby wprowadzić 100 rekordów sprzedaży w tygodniu z dokładnością co najmniej 98%." Korzystając z tego przykładu, przypisujesz nowe zadanie, a także ustanawiasz standard wydajności w celu uwzględnienia oceny pracownika.
Omów nowe zadanie z pracownikiem. Przygotuj się, aby odpowiedzieć na pytania dotyczące tego, jak wykonać zadanie, terminy i do kogo pracownik powinien kierować wszelkie pytania dotyczące zadania. To część twojej metody komunikacji. Musisz być w stanie w pełni wyjaśnić zadanie, dlaczego jest to ważne dla organizacji, jakie umiejętności są niezbędne i jak pracownik odnosi korzyści z podjęcia nowego zadania. Pracownicy zainteresowani rozwojem kariery lub doskonaleniem umiejętności są zainteresowani tym, jak czerpią korzyści z przyjmowania nowych obowiązków.
