Każde spotkanie lub projekt jest skuteczniejszy, jeśli zadania są przydzielane podczas spotkania i realizowane poza spotkaniem. Stosując prostą formułę 3W (Co, Kto i Kiedy) dla działań związanych z spotkaniami, zwiększa się szansa na wydajną pracę wykonaną poza czasem spotkania i na czas. Właściwe przypisanie akcji może zmniejszyć problemy związane z kontynuacją. Dobre działanie pomoże w testowaniu dobrych pomysłów i rozwiązań problemów, a także we wdrażaniu wszelkich decyzji podjętych podczas spotkania.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Papier lub tablica znaczników
-
Markery do długopisu lub suchego usuwania
Przed zakończeniem spotkania sprawdź wszelkie działania zidentyfikowane podczas spotkania i ustal, czy konieczne są dodatkowe zadania. Zacznij od CO są działania. Zapytaj grupę "Jakie działania musimy wykonać, aby osiągnąć wspaniałe wyniki projektu?" Pomaga to grupie zrozumieć, co należy zrobić i dlaczego jest to ważne dla projektu lub zespołu. Sformułując działanie, pamiętaj o użyciu czasowników akcji i przygotuj się na podanie szczegółów na temat tego, co jest rzeczywiście konieczne, aby poprawnie wykonać działanie.
Następnie przejdź do WHO wykona każdą czynność, pytając grupę "Kto jest najlepszym człowiekiem do wykonania tych czynności?" Każda czynność musi zostać przekazana komuś lub nie zostanie wykonana. Ten, kto jest członkiem zespołu lub projektu, zgadza się być odpowiedzialny i odpowiedzialny za wszystkie działania wymagane do wykonania przydzielonego działania. Akcja może zostać przypisana do najlepiej wykwalifikowanej osoby lub podgrupy, lub ktoś na spotkaniu może zgłosić ochotę do wykonania akcji. Jeśli akcja zostanie przypisana osobie spoza spotkania, ktoś na spotkaniu powinien być odpowiedzialny za wyjaśnienie przypisanej czynności osobie nieuczestniczącej w spotkaniu.
Wykonaj część WHEN przed odejściem od akcji i na odroczenie spotkania. Zapytaj grupę "Kiedy należy wykonać te czynności, abyśmy mogli zakończyć nasze projekty na czas?" Terminem każdej czynności powinno być faktyczna data kalendarzowa, w której należy ukończyć działanie dla zespołu lub projektu, aby wykonać swoją pracę. Nie powinno to nigdy pozostać puste lub zapisane jako ASAP, ponieważ data zapewnia, że ktoś jest odpowiedzialny za wykonanie czynności w terminie. Przypisując datę, osoba podejmująca działanie będzie mogła zaplanować nowe zadanie wraz z innymi pracami i być w stanie określić, czy może istnieć ważny powód, dla którego akcja może nie zostać zakończona przez wymaganą datę grupy, zanim będzie ona zbyt duża. późno.
Po spotkaniu umieść akcje 3W w rekordach spotkań i rozdaj je wszystkim osobom, które brały udział w spotkaniu lub otrzymały akcję. Dokumentuje to wszystkie działania i kto jest odpowiedzialny, a także kiedy należy się podjąć działania.
Wskazówki
-
Jeśli ma nastąpić spotkanie kontrolne, do przypomnienia wysyłanego na to spotkanie należą wszelkie działania, które mają się odbyć przed tą datą, jak również zwykłe szczegóły spotkania.
