Jak ustawić spotkanie budżetowe

Spotkania budżetowe są ważne, ponieważ pozwalają zaprezentować szefowi lub przełożonym, w których projekt stoi pod względem budżetu. Podczas spotkania możesz omówić potencjalny wzrost lub spadek z przydzielonym budżetem i zaproponować sposoby obniżenia kosztów, aby budżet był na dobrej drodze. Spotkania budżetowe pozwalają również na powoływanie się na twoją sprawę w celu uzyskania większych funduszy na twój projekt lub pracę. Ogólne spotkania budżetowe określają sposób, w jaki dział lub firma prowadzi działalność finansową, oraz ustalają cele i limity w zakresie kontrolowania pieniędzy i utrzymania rentowności. Relatywnie łatwo jest zorganizować spotkanie budżetowe.

Przedmioty, które będą potrzebne

Sala konferencyjna lub konferencyjna
Usługa poczty e-mail

Ustal, kto powinien uczestniczyć w posiedzeniu budżetowym. Zazwyczaj powinieneś zaprosić dyrektora finansowego swojej firmy, wiceprezesa ds. Finansów lub inną osobę do zespołu zarządzającego firmą, który jest odpowiedzialny za finanse. Jeśli pracujesz dla większej firmy, zaproś osobę w biurze, która zarządza pieniędzmi, jak kontroler lub kierownik działu księgowości. Powinieneś także zaprosić swojego szefa, kierownika projektu i innych członków personelu wyższego szczebla, którzy są związani z twoim projektem lub działem.

Sprawdź harmonogramy wszystkich zaproszonych osób na spotkanie. Poszukaj wspólnych ofert, gdy wszyscy będą w mieście i w biurze. Niektóre narzędzia biurowe, takie jak Microsoft Outlook, umożliwiają wyświetlanie harmonogramów i dostępność innych współpracowników.Jeśli nie możesz uzyskać dostępu do harmonogramów wszystkich osób, poproś ich asystentów lub osoby prywatne, jak wygląda ich zbliżająca się dostępność.

Wybierz czas trwania spotkania, na przykład 30 lub 60 minut. Daj wystarczająco dużo czasu na przedstawienie informacji budżetowych i zostaw miejsce na pytania i czas dyskusji. Jeśli uważasz, że zajmie ci to godzinę, aby przedstawić informacje o budżecie, wybierz 90-minutowy czas, aby uzyskać dodatkowy czas.

Wybierz dzień i godzinę spotkania na podstawie tego, kiedy wszyscy są dostępni i czasu trwania spotkania. Jeśli spotkanie potrwa 90 minut, wybierz pierwszy 90-minutowy przedział czasowy, gdy wszyscy będą dostępni.

Wyślij powiadomienie o wezwaniu na spotkanie pocztą e-mail i poproś, aby wszyscy odbiorcy odpowiedzieli, aby wskazać, czy akceptują wezwanie na spotkanie, czy nie są w stanie go wykonać. Możesz też ustawić spotkanie w staroświecki sposób, rezerwując go osobiście lub za pośrednictwem asystenta uczestnika. Kiedy poprosisz o spotkanie osobiście lub e-mailem, krótko przedstaw przegląd ogólny spotkania: cięcia budżetowe, raporty finansowe, status budżetu i tak dalej.

Zmień termin spotkania, jeśli osoby, które muszą tam być, nie mogą uczestniczyć. Wybierz następny dostępny przedział czasowy, gdy organy nadzoru finansowego i inne niezbędne osoby będą dostępne na zaplanowany czas trwania spotkania.

Przypomnij wszystkim uczestnikom o zbliżającym się spotkaniu w tym tygodniu lub rano. Jeśli wysłałeś wezwanie na spotkanie pocztą e-mail, oprogramowanie może automatycznie przypisać uczestnikom powiadomienie elektroniczne.