Jak zmienić standardową procedurę operacyjną. Zmiany w standardowych procedurach operacyjnych (SOP) opierają się na określonej metodzie ustalonej przez dział jakości i przepisów prawnych firmy. Rozpocznij dokumentowanie wymaganych zmian w SOP, gdy tylko odpowiedni personel rozważy zmianę. Zachowaj listę rozmów dotyczących tych zmian według daty i uczestników. Następnie dołącz ten rekord jako część początkowego żądania zmiany SOP.
Zidentyfikować na piśmie potrzebę zmiany w SOP. Przekaż ten dokument do kierownika działu, którego dotyczy zmiana, i do działu kontroli dokumentów.
Wypełnij formularz prośby o zmianę. Zdecyduj, czy żądana zmiana ma charakter administracyjny, czy biurowy. Zmiany administracyjne mają na celu zmianę procesu, który podąża firma. Zmiany urzędnicze mają na celu zrewidowanie istniejącej pisowni, gramatyki, formatu i jasności SPO.
Poproś o numer autoryzacji zmiany od działu kontroli dokumentów. Wpisz ten numer na pierwszej stronie formularza wniosku o zmianę.
Przygotuj wyjaśnienie żądanej zmiany. Jeśli to możliwe, skopiuj istniejący SOP i wprowadź zmiany w linii prostej pokazujące żądane zmiany. Podpisz i datuj formularz prośby o zmianę. Prześlij go do działu kontroli dokumentów.
Prześlij kopię formularza wniosku o zmianę do działu zasobów ludzkich. Wyjaśnij, czy wydział musi przeszkolić pracowników z powodu żądanej zmiany i jakich pracowników dotyczy ta zmiana. Wymagaj zasobów ludzkich, aby dokumentować szkolenie według daty, pracowników, trenera i przedmiotu.
Prześlij dane dotyczące ukończenia szkolenia do działu kontroli dokumentów. Poproś o dodanie go do pierwotnego formularza żądania zmiany.
Rozpowszechnij zatwierdzony formularz wniosku o zmianę dla wszystkich pracowników firmy. Zidentyfikuj formularz za pomocą numeru autoryzacji kontroli. Powiedz pracownikom, jak uzyskać dostęp do formularza.
