Jak napisać standardową procedurę operacyjną. Standardowa procedura operacyjna lub "SOP" to dokument zawierający instrukcje dotyczące wykonywania zadania. Gwarantuje to, że rutynowe prace wykonywane są bezpiecznie i zgodnie z obowiązującymi przepisami. Możesz napisać autorytatywną Standardową Procedurę Operacyjną, wykonując następujące kroki.
Poproś pracowników korzystających z SOP o ich wkład w to, jak należy wykonywać pracę. Oczekuj, że dokument zostanie poddany kilku wersjom roboczym, zanim będzie można wygenerować finał. Poproś pracowników, aby przejrzeli projekty, aby uzyskać dodatkowe sugestie.
Przygotuj pierwszy projekt. Ten projekt powinien określać wszystkie niezbędne kroki w procedurze. Określ, czy duże kroki można podzielić na mniejsze. Stwórz prosty schemat, który posłuży jako cenny pierwszy projekt.
Napisz pierwszą stronę zawierającą krótkie wprowadzenie, zawierające przegląd całej pracy. W ten sposób pracownicy, którzy normalnie czytają i wykonują krok po kroku, muszą najpierw wyświetlić podgląd zadania od początku do końca.
Przygotuj nagłówek na pierwszej stronie. Musi zawierać nazwę firmy i logo jednostki biznesowej, tytuł dokumentu, datę utworzenia i specjalny numer dokumentu przypisany personelowi kontroli dokumentów. Uwzględnij także numer wydania wygenerowany przez kontrolę zmian.
Utwórz tabelę bezpośrednio pod nagłówkiem zatytułowanym "Historia zmian i zatwierdzenia". Uwzględnij kolumny dotyczące daty wydania SOP, opisu zmian i podpisów dla inicjatora SPO, kierownika działu i menedżera Kontroli Jakości. Krótki opis zmian powinien streszczać wszelkie poprawki wprowadzone do SOP od momentu jego utworzenia. Każda korekta musi być podpisana przez jej inicjatora.
Rozpocznij drugą stronę w celu SOP. Uwzględnić jego zakres, treść dokumentu, definicje terminów lub skrótów stosowanych w SPO, obowiązki personelu zaangażowanego w procedurę oraz odniesienia do dokumentów, na których opiera się SPO, takich jak standardy handlowe.
Zakończ SOP, opisując procedurę w krótkich krokach. Użyj prostego języka i unikaj opisywania wielu kroków w tym samym zdaniu. Po wykonaniu zadania należy opatrzyć dokument datą i podpisać go przez odpowiedni personel nadzorujący. Wyślij e-mail do SOP do działu kontroli dokumentów i do kierownika odpowiedzialnego za wdrożenie procedury.
