Przypomnienia są przydatne podczas kontaktowania się z klientami, którzy mogli zapomnieć o zapłaceniu rachunku, a także kontaktowaniu się z osobami w celu przypomnienia im o spotkaniu lub wydarzeniu. Dla klientów często korzystających z poczty e-mail można wysłać wiadomość e-mail z przypomnieniem, co jest bardzo wygodnym sposobem szybkiego dotarcia do nich. Listy online wymagają szczególnej uwagi do każdego słowa, aby upewnić się, że twój list nie brzmi agresywnie lub nieuprzejmie, a poprawna gramatyka jest koniecznością.
Sprawdź dokładność informacji, które chcesz przypomnieć osobie. Wysłanie przypomnienia o zbieraniu niedokładnych informacji może wprowadzić w błąd klienta, a nawet go złościć. Przypomnienia i przypomnienia o wydarzeniach powinny również zawierać dokładne informacje, aby zapewnić, że osoby będą umawiać się na spotkanie lub uczestniczyć w tym wydarzeniu, gdy zostaną o to poproszone.
Potwierdź, że Twoje informacje są nieprawidłowe lub klient już wysłał płatność. Oświadczenie, że możesz zobaczyć tylko własne zapiski i że nie masz żadnych innych informacji, do których możesz się odnieść, może pomóc osobie czytającej list zrozumienie twojego celu z twojej perspektywy. Potwierdzenie, że strona ostatnio wysłała płatność i ta płatność nie jest odzwierciedlona w liście, ograniczy gniewną odpowiedź od odbiorcy pisma przypominającego.
Bądź uprzejmy i traktuj klienta tak, jak chciałbyś być traktowany, gdybyś otrzymał list z przypomnieniem. Przeoczenia, błędne obliczenia i okoliczności łagodzące zdarzają się w życiu każdego z nas. Zbyt nieuprzejme lub obraźliwe komentarze w liście z przypomnieniem finansowym nie pomogą w uzyskaniu pieniędzy od osoby, do której wysyłasz list. Zamiast tego zachowaj dokładność listu i dyskretnie omawiaj tylko szczegóły konta - unikając niegrzecznych lub bolesnych uwag.
Dołącz oryginalne informacje rozliczeniowe podczas wysyłania listu z żądaniem zapłaty. Wielu klientów poprosi o sprawdzenie oryginalnego rozliczenia, jeśli zapomnieli, do czego służy to konto. Aby zaoszczędzić czas, dołącz oryginalne rozliczenie w liście przypominającym do klienta. Oryginalną informacją rozliczeniową może być link do konta klienta online, gdy wyślesz list z przypomnieniem za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Poproś o odpowiedź. Pytanie o odpowiedź od klienta może obejmować prośbę o przekazanie płatności, zwrotną rozmowę telefoniczną, odpowiedź e-mailową lub wypełnienie poprawnych danych kontaktowych i zwrócenie ich do Ciebie. Z prośbą o odpowiedź od klienta, w sposób uprzejmy, są bardziej skłonni do otwarcia klienta do dyskusji na temat konta i otrzymania płatności od klienta.
Podaj dane kontaktowe, aby się z tobą skontaktować. Upewnij się, że wszystkie informacje kontaktowe znajdują się w e-mailu z przypomnieniem. Fizyczny adres lub adres pocztowy może nie wystarczyć; podaj adres e-mail, numer strony internetowej, numer telefonu i faksu, aby dać klientowi jak najwięcej sposobów na dotarcie do ciebie, jak to możliwe.
