Dla większości menedżerów dyscyplinowanie pracowników jest jednym z najbardziej niewygodnych doświadczeń, z którymi należy walczyć. Kierownicy są odpowiedzialni za pisanie listów dyscyplinarnych, które pozostają w aktach pracowniczych w celu udokumentowania wykroczenia pracownika. Litery te mają dwie funkcje: powiadomić pracownika, co stanie się z nim w wyniku jego wykroczenia i służyć jako stały zapis wykroczenia pracownika w jego pliku.
Załaduj drukarkę firmowym papier firmowy. Ten list stanie się częścią oficjalnego pliku pracownika, więc musisz przestrzegać odpowiedniego protokołu.
Wpisz pełną datę. Pomiń linię i wpisz imię i nazwisko pracownika oraz adres firmy. Nawet jeśli w rzeczywistości nie wyślesz listu, prawidłowe format listu biznesowego sprawi wrażenie profesjonalizmu.
Rozpocznij literę, wpisując imię i nazwisko pracownika, a następnie dwukropek. Pomiń linię.
Rozpocznij pierwszy akapit, wyraźnie określając charakter wykroczenia. Zapoznaj się z podręcznikiem pracownika firmy, aby pracownik mógł sam wyszukać regułę. Podaj szczegółowe informacje na temat wykroczenia, takie jak data zajścia zdarzenia i wymień wszystkich innych zaangażowanych pracowników.Podanie tych informacji w wyraźny sposób pomoże ci, jeśli pracownik wniesie skargę dyscyplinarną i przekaże sprawę do sądu.
Wyjaśnij szczegółowo, co pracownik zrobił źle i jak powinna postąpić w tej sytuacji. Pracownicy czasami łamią zasady, ponieważ nie rozumieją ich w sposób jednoznaczny, więc wyjaśnienie naruszenia i odpowiednie informacje pomogą jej zapobiec popełnieniu wykroczenia po raz drugi. Zaproponuj spotkanie z pracownikiem w celu szczegółowego omówienia sprawy.
Daj pracownikowi możliwość naprawienia wykroczenia, na przykład poprzez wysłanie formalnego listu z przeprosinami do drugiej strony. Poinformuj go o terminach na przesłanie odpowiedzi lub listu.
Powiedz pracownikowi jasno i zwięźle, czego może oczekiwać w wyniku tego wykroczenia. Podaj odpowiednie szczegóły dotyczące jej obecnej kary, takie jak daty wszelkich rozpraw lub faktyczne daty rozwiązania stosunku pracy, jeśli dotyczy. Jeśli pracownik może oczekiwać postępującego postępowania dyscyplinarnego w wyniku dalszych naruszeń, poinformuj ją, jakie będą te kary.
Przekaż pracownikowi informacje o procesie odwołań, jeśli dotyczy.
Poproś pracownika o formalną odpowiedź na jego plik; często ta odpowiedź będzie miała formę formalnego listu. Potrzebujesz tej dokumentacji do akt pracownika, na wypadek gdyby skierował sprawę do sądu.
Wpisz swoje pełne imię i nazwisko oraz tytuł. Wydrukuj list i podpisz swoje imię i nazwisko wpisanym imieniem niebieskim lub czarnym atramentem.
Zrób kilka kopii tego listu. Zachowaj 1 kopię w aktach pracownika, przekaż innej osobie prawnika firmy i zachowaj inną dla swoich własnych rekordów.
Wyślij list do pracownika lub przekaż mu go przed przedstawicielem działu kadr lub asystentem administracyjnym. Potrzebujesz potwierdzenia, że pracownik otrzymał oficjalne powiadomienie.
Wskazówki
-
Zachowaj ton profesjonalny i rzeczowy. List ten może zostać skierowany do sądu, jeśli pracownik kwestionuje postępowanie dyscyplinarne, a Ty chcesz przez cały czas wyglądać profesjonalnie i uczciwie.
