Nie potrzebujesz zielonego biura, aby zaoszczędzić czas, energię i zasoby w komunikacji biznesowej. Upewnij się, że dwoje ludzi otrzymuje ten sam komunikat w najbardziej efektywny sposób, zwracając się zarówno do tego samego pisma biznesowego.
Kiedy masz dwóch adresatów
Wyobraź sobie, że masz wywiad na wymarzoną pracę. Po wejściu do biura menedżera ds. Rekrutacji odkrywasz, że rozmowa kwalifikacyjna odbywa się z dwoma menedżerami, a nie z jednym. Zwrócenie się tylko do jednego listu z podziękowaniem dla obu kierowników jest znacznie łatwiejsze niż skonstruowanie dwóch oddzielnych liter. W takim przypadku obaj menedżerowie ds. Zatrudnienia otrzymują ten sam komunikat - że jesteś zainteresowany pracą i doceniasz ich czas. W innym przypadku możesz skierować list firmowy do dwóch osób znajdujących się w różnych lokalizacjach i jest to całkowicie dopuszczalne, a nawet lepiej, gdy chcesz przekazać identyczną wiadomość obu adresatom.
Format
Format listu służbowego dla dwóch osób jest taki sam jak dla jednej osoby. Górny wiersz powinien zawierać datę, a następnie dwa wiersze w dół to imię i nazwisko oraz adres zwrotny. Pomiń kolejne dwa wiersze i użyj po jednym wierszu dla nazwy i tytułu adresata, adresu ulicy i numeru pakietu, a następnie miasta, stanu i ZIP. Po dodaniu innej osoby, rozpocznij od drugiej informacji adresata o dwie linie w dół od pierwszego adresata. Zawsze dokładnie sprawdzaj pisownię, tytuł i adres korespondencyjny dla każdego adresata - jeśli musisz, zapytaj recepcjonistę o poprawne informacje. Wiele firm ma określone adresy pocztowe, które mogą różnić się od fizycznej lokalizacji firmy.
Właściwy porządek
Gdy piszesz list firmowy do dwóch osób, postępuj zgodnie z tym samym protokołem wprowadzania firm. Lista adresatów jest łatwa, jeśli piszesz do dyrektora generalnego i kierownika działu: nazwa i adres korespondencyjny CEO powinny być wymienione jako pierwsze, w oparciu o hierarchię organizacyjną. Jeśli nie znasz ich pozycji, wymień je w kolejności alfabetycznej, używając nazwiska osoby.
Powitanie
Pisanie listu biznesowego wymaga formalnego tonu, takiego jak "Drogi panie Smith" lub "Droga pani Jones". Kiedy piszesz do dwóch mężczyzn, użyj formy liczby mnogiej Pana, którą są Panowie, na przykład, zacznij swój list od "Drodzy Panowie, Smith i Jackson". Zobacz też swoją interpunkcję. Dwukropek po pozdrowieniu jest formalny, a przecinek jest nieformalny. Oczywiście, jeśli masz na nazwisko obu adresatów, użyj "Dear Sue and John", z przecinkiem.
Z poważaniem lub Pozdrawiam?
Zamknięcie, które wybierzesz dla twojego listu biznesowego do dwóch osób, może również zależeć od relacji, jaką masz zarówno z firmą, jak iz firmą. "Z poważaniem", "Z poważaniem", a nawet "Z poważaniem", są profesjonalne sposoby na zamknięcie twojego listu, ale "Z poważaniem" jest powszechnie akceptowane jako standardowe i właściwe zamknięcie. Wspólnym militarnym zamknięciem jest "Bardzo z szacunkiem", ale jeśli piszesz list z podziękowaniami po rozmowie, "Dziękuję za uwagę" dodaje miły akcent.
