Często w biznesie konieczne jest wysłanie ważnego komunikatu firmowego do grupy osób, informującego o zmianach lub zmianach zasad i procedur firmy. Jeśli osoby te należą do formalnej grupy, istnieje wiele opcji adresowania do nich listu.
Adresowanie grupy w liście
Skorzystaj z oficjalnej wyznaczonej nazwy grupy, jeśli grupa jest formalnie zorganizowana i rozpoznawana pod tą nazwą. Jeśli na przykład grupa jest Córkami Rewolucji Amerykańskiej, to jest całkowicie poprawne, aby zaadresować list do grupy za pomocą "Drodzy Córki Rewolucji Amerykańskiej". Jest to najbardziej formalny sposób, aby potwierdzić, że informacje zawarte w liście dotyczą Zużycie całej grupy jest jednak wątpliwe, aby sam list został udostępniony całej grupie, a raczej jej urzędnikom i kierownikom.
Dopuszczalne jest również zwracanie się do grupy poprzez ich wspólny tytuł, rezygnując z nazwy "Droga". Możesz rozpocząć pisanie listu "Do wszystkich menedżerów konta" lub "Do nocnych nadzorców zmian".
Jeśli grupa jest tą, w której chciałbyś zwrócić się do osoby, której tytuł i imię są nieznane, należy użyć powitania "Do kogo może interesować się". Chociaż wyrażenie to zakłada, że jest przeznaczone dla osoby, to odpowiednie do użycia przy adresowaniu grupy. Ten zwrot grzecznościowy, mimo że jest poprawny i właściwy, nie ma autorytetu, który pochodzi od adresowania ważnego listu z poprawnym imieniem i nazwiskiem osoby kontaktowej.
Użyj prostego oznaczenia, takiego jak "Dystrybucja" lub "Zobacz dystrybucję", w polu "Do" memorandum biznesowego, zwłaszcza jeśli jest to list wewnętrzny. Nazwy wszystkich osób na liście dystrybucyjnej powinny być całkowicie podane w liście, zazwyczaj jako część sekcji stopki. Ta lista może być uporządkowana alfabetycznie lub według hierarchii organizacji, a nazwiska starszych menedżerów są wymienione w pierwszej kolejności, a następnie w kolejności alfabetycznej wszystkich podwładnych.
Wymień nazwiska, tytuły i adresy wszystkich zainteresowanych stron, jeśli grupa jest mała i nie łączy się z powiązaniem z jedną firmą. Ta metoda jest wygodna dla odbiorców listu, którzy otrzymują podręczny przewodnik referencyjny dla wszystkich stron w jednym komunikacie.
