Kilka sytuacji może wymagać od ciebie napisania certyfikatu, np. Sprawdzenia zatrudnienia pracownika lub ukończenia kursu przez studenta. Pisma potwierdzające są w zasadzie listami potwierdzającymi, a najlepiej powinny być bezpośrednie i zwięzłe. Jeśli musisz złożyć list certyfikacyjny w dowolnym celu, użyj standardowego formatu listu biznesowego i bądź jak najbardziej konkretny. Ponieważ ten typ listu może być używany jako oficjalny zapis, ważne jest, aby informacja była wyraźna, a język jasny.
Wpisz literę na papeterii za pomocą profesjonalnego papieru firmowego. Jeśli go nie masz, utwórz nagłówek u góry dokumentu, zawierający imię i nazwisko, adres, numer telefonu i profesjonalny adres e-mail.
Podwój przestrzeń i wpisz bieżącą datę. Podwój ponownie spację i wpisz nazwę odbiorcy i jego stanowisko, nazwę firmy i adres firmy.
Otwórz z formalnym pozdrowieniem, zwracając się do odbiorcy po nazwisku z odpowiednim prefiksem. Na przykład: "Drogi panie Jones."
Wpisz wiersz tematu i krótki nagłówek wskazujący, do czego odnosi się litera. Na przykład: "Przedmiot: List potwierdzający zatrudnienie dla Mary Charleston."
Wpisz akapit wprowadzający i wyjaśnij dokładnie, co certyfikujesz. Jeśli sprawa dotyczy nazwisk osób lub firm i dat, umieść je tutaj. Na przykład: "Niniejszym zaświadczam, że Mary Charleston była zatrudniona przez Roberts Bank od 3 listopada 2008 r. Do 4 marca 2010 r."
Wpisz drugi akapit i wyjaśnij, z jakiego organu piszesz list; innymi słowy, dlaczego jesteś osobą powołaną do certyfikacji wniosku. W poprzednim przykładzie nadawcą może być szef pani Charleston w Roberts Bank.
Podziękuj odbiorcy za poświęcony czas i zakończ formalne zamknięcie, takie jak "Z poważaniem". Podwój dwukrotnie spację i wpisz swoje imię. Wydrukuj list i podpisz swoje imię powyżej wpisanej nazwy.
