Kontrola zarządzania obejmuje wiele narzędzi używanych przez menedżerów i pracowników, aby zapewnić, że praca może przebiegać w razie potrzeby. Podczas gdy kontrole zarządzania są przydatną i często niezbędną częścią prowadzenia działalności gospodarczej, ważne jest, aby te kontrole nie zakłócały zdolności pracowników do wykonywania pracy.
Standardy kontroli zarządzania
Kontrola zarządzania powinna zawsze być zgodna z obowiązującymi przepisami stanowymi, lokalnymi i federalnymi. Powinny również zapewnić uzasadnioną pewność, że aktywa są chronione przed marnotrawstwem, oszustwami i nadużyciami. Kontrola zarządzania nie powinna być wdrażana bez odpowiedniej refleksji i planowania, ale powinna mieć konkretne cele, które mogą być realistycznie spełnione. Wreszcie, standardy dotyczące kontroli zarządzania powinny wymagać zachęcenia zarówno kierowników, jak i pracowników do działania w sposób etyczny, który utrzymuje określony poziom kompetencji dla wszystkich pracowników.
Kontrola prewencyjna
Celem kontroli prewencyjnych jest próba powstrzymania pracowników na wszystkich poziomach od popełniania błędów lub defraudacji organizacji. Kontrola prewencyjna może obejmować takie elementy, jak wymaganie od pracowników wprowadzenia hasła do zalogowania się na komputerze lub klucza dostępu w celu uzyskania dostępu do określonego obszaru w miejscu pracy. Te kontrole są niezbędne w różnych sytuacjach roboczych. Mogą one jednak czasami wpływać na wydajność, jeśli nie są odpowiednio wdrażane. Na przykład, jeśli pracownik działu wypłat musi wydrukować wypłaty, ale osoba nadzorująca, która ma dostęp do zamkniętego pokoju, w którym przechowywane są zapasy, jest niedostępna, wydajność może zostać utracona.
Kontrola detektywów
Kontrola detektywów ma na celu "wykrywanie" błędów i / lub oszukańczych działań po ich wystąpieniu. Raporty o wyjątkach są jednym z przykładów kontroli detektywistycznej. Są to raporty zawierające listę takich elementów, jak niepełne transakcje lub transakcje, których wartość jest większa lub mniejsza niż oczekiwana w codziennej działalności. Kontrola detektywów jest bardzo skuteczna w wykrywaniu kosztownych błędów księgowych. Mogą jednak wpływać na wydajność, gdy są maksymalnie zniszczone. Na przykład, gdy cały departament zmuszony jest spędzać wiele godzin na poszukiwaniu błędu 5 centów, nie tylko traci się produktywność, ale czas poświęcony na szukanie tych kilku groszy kosztuje dla organizacji więcej pieniędzy, niż gdyby po prostu odpisać różnicę.
Korzystanie z kontroli zarządzania w celu zwiększenia produktywności
Podczas gdy mechanizmy zarządzania mogą mieć negatywny wpływ na produktywność, gdy są niewłaściwie implementowane, można je również wykorzystać do zwiększenia produktywności. Kiedy stosowane są mechanizmy zarządzania w celu mierzenia i analizowania codziennej produktywności, menedżerowie mogą wykorzystać uzyskane dane do zbadania bardziej skutecznych sposobów prowadzenia działalności. Te kontrole mogą także pomóc menedżerom w określeniu bardziej skutecznych sposobów przekazywania uprawnień w organizacji.
Czynniki ludzkie
Zawsze pamiętaj, że twoi pracownicy są ludźmi. Nie lekceważ wpływu kontroli zarządzania na zaangażowanie pracowników i produktywność. Podczas projektowania i wdrażania tych kontroli należy wziąć pod uwagę ludzki aspekt kontroli zarządzania. Należy rozważyć zachowania ludzkie, aby zapewnić pracownikom odpowiednią motywację do wykonywania pożądanych zadań. Na przykład pracownicy nie powinni czuć się tak, jakby wprowadzono kontrole, ponieważ menedżerowie uważają, że pracownikom nie można ufać. W takim przypadku pracownicy będą prawdopodobnie zdemotywowani, co obniży wydajność.
