Procedury kontroli wewnętrznej są stosowane w celu zapobiegania oszustwom i mają kluczowe znaczenie dla każdej dobrze zarządzanej organizacji. Takie systemy rozdzielają obowiązki między pracowników w organizacji. Ważne jest posiadanie podręczników procedur wewnętrznych kontroli. Pracownicy używają ich jako referencji, gdy chodzi o procedury lub obowiązki. Informacje zawarte w instrukcjach procedur kontroli wewnętrznej różnią się w zależności od przedsiębiorstwa, ale procedura pisania jest taka sama.
Napisz przegląd i spis treści. W przeglądzie pokrótce opisano odpowiedzialność budżetową, która obejmuje pojęcia i elementy kontroli wewnętrznej. Spis treści rozpoczyna się od Segregation of Duties. Treści, które zazwyczaj są następujące to: Opinie, Uzgodnienia, Zatwierdzenia, zasoby, wypłaty, zasoby ludzkie, zakupy i kontakty.
Dokończ rozdział "Segregacja obowiązków". Określić szczegóły dotyczące rozdzielania ceł na takie rzeczy jak pracownicy otrzymujący i księgujący płatności, w przeciwieństwie do wpłat. Kolejną ważną różnicą jest to, że jeśli jeden pracownik jest odbiorcą, inny pracownik dokonuje wypłaty.
Określić procedury dla następnych dwóch sekcji: Recenzje i Uzgodnienia. Przeglądy to procedury ustanowione w taki sposób, aby rutynowo przeprowadzać dochodzenia budżetowe, przeprowadzać transakcje kasowe i badać nietypową działalność. Sekcja Pojednanie zawiera procedury, takie jak porównywanie zestawów danych w celu zapewnienia dokładności, sprawdzania różnic i podejmowania działań. Obejmuje to również wyraźne zaznaczenie, że pracownik rozpoczynający transakcje nie pogodzi żadnego z kont bankowych.
Uzupełnij sekcje Zatwierdzenia, Zasoby i Dystrybucje. W części Aprobaty podano, którzy pracownicy mają uprawnienia do zatwierdzania transakcji. Uprawnienia są udzielane jedynie odpowiedzialnym pracownikom posiadającym szczegółową wiedzę o firmie. Sekcja Zasoby zawiera listę wszystkich typów zasobów w organizacji. W ramach każdej kategorii aktywów nakreślono szczegółowe procedury opisujące, w jaki sposób zasoby są obsługiwane i monitorowane. Sekcja Dystrybucje zawiera szczegółowe informacje na temat polityki firmy i procedur dystrybucji pieniędzy, w tym sprawdzania listy płac.
Uzupełnij podręcznik, kończąc ostatnie trzy sekcje: Zasoby ludzkie, zakupy i kontakty. Dział Human Resources (HR) zawiera szczegółowe instrukcje dla pracowników działu HR dotyczące sposobu postępowania z informacjami o pracownikach. Dział zakupów wyjaśnia procedury zakupowe firmy. Na koniec sekcja "Osoby kontaktowe" zawiera listę osób w firmie, z którymi pracownicy mogą się kontaktować w przypadku pytań lub problemów.
