Rachunkowość byłaby łatwa, gdybyś ograniczył wyciągi finansowe do kilku linii: pieniądze zarobione w tym miesiącu, pieniądze wydane, oto, co zostało, a to jest wartość naszych aktywów. Proste, ale niezbyt pouczające. Podczas gdy niektóre zasady rachunkowości są skomplikowane, klasyfikacja kont jest podstawowa: tworząc różne konta dla różnych rodzajów długów, przychodów i aktywów, księgowość dostarcza więcej informacji o firmie. Dzięki temu księgi rachunkowe i sprawozdania finansowe są bardziej użyteczne dla kadry zarządzającej, inwestorów i pożyczkodawców.
Nagrywanie w rachunkowości
W księgowości każda transakcja, od kupienia papieru w kopiarce do sprzedaży ekwipunku o wartości 1 miliona dolarów, trafia do księgi głównej firmy. Znaczenie zapisu w księgowości polega na tym, że zapisywanie transakcji zapewnia dokładność danych. Kierownictwo korporacji może zobaczyć, jak firma działa i czy zarabia więcej, niż wydaje. Inwestorzy i pożyczkodawcy mogą przeglądać książki i sprawozdania finansowe i decydować, czy firmie można zaufać za pieniądze.
Najprostszym sposobem rejestrowania transakcji jest zapisanie ich w dzienniku rachunkowym, odpowiednio dostosowując różne klasyfikacje kont. Jeśli, powiedzmy, klient, który jest ci winien 500 $, płaci rachunek, który dotyczy dwóch klas, należności (obecnie 500 $ mniejszych) i gotówki (500 $ większy). Wdrażanie każdej pojedynczej transakcji wymaga czasu i zwiększa prawdopodobieństwo błędów. Dzięki oprogramowaniu księgowemu księgowi mogą po prostu nagrywać w oprogramowaniu, gdy firma otrzymuje fakturę dostawcy lub wypłaty wypłaty. Oprogramowanie automatycznie obciąża lub przypisuje odpowiednią klasyfikację konta.
Klasyfikacja rachunków sprawia, że rachunkowość jest bardziej skomplikowana, ale również bardziej informacyjna i szczegółowa. Pod pewnymi względami upraszcza to księgowanie. Załóżmy, że kupiłeś obszerną bibliotekę oprogramowania komputerowego dla komputerów firmy. Całe oprogramowanie jest stałym, niematerialnym aktywem. Kiedy żądasz amortyzacji od utraty wartości oprogramowania ze względu na wiek, całe oprogramowanie powinno stracić na wartości w przybliżeniu w tym samym tempie. Nagrywanie wszystkich programów w jednej klasyfikacji aktywów ułatwia stosowanie amortyzacji dla całej klasy.
Klasyfikacja kont
Klasyfikacja kont gromadzi twoje finanse w różnych kategoriach w Twoich księgach rachunkowych i sprawozdaniach finansowych. Łamie twoje rekordy na kilka szerokich klasyfikacji.
- Konta aktywów: Ta lista obejmuje majątek i wyposażenie firmy, od ziemi do gotówki, patentów i innych.
- Konta odpowiedzialności: Obejmują one pieniądze, które Twoja firma jest winna, ale jeszcze nie zapłacił, takie jak należności, kredyty hipoteczne, pożyczki i inne niezapłacone rachunki.
- Kapitały lub konta właścicielskie: Jest to udział własnościowy posiadany przez właściciela, właściciela lub akcjonariuszy. Stawka wzrasta i spada wraz z wartością aktywów i wysokości zadłużenia.
- Konta wypłat: Obejmuje to pieniądze wyjęte przez właścicieli firm na własny użytek. Obejmuje rachunek rysunków w spółkach osobowych i rachunek dywidend w korporacjach.
- Konta przychodów: Te raporty i śledzą dochody ze sprzedaży towarów lub usług. Obejmują one również przychody niepracujące, takie jak dochody z pożyczek lub inwestycji.
- Konto wydatków: Obejmuje to wynagrodzenia, czynsz, płace, dostawy i inne wydatki.
Klasyfikacja kont może być bardziej szczegółowa. Na przykład klasyfikacja aktywów rozkłada konta aktywów na kilka podkategorii:
- Gotówkowy: Obejmuje to środki pieniężne w kasie na kontach czekowych, kontach depozytowych i drobnej gotówce firmy.
- Należności: O ile nie prowadzisz księgowości wyłącznie w gotówce, zgłaszasz pieniądze, gdy je zarabiasz, a nie kiedy je otrzymujesz. Powiedzmy, że sprzedajesz klientowi zapas o wartości 1500 $, ale dajesz mu 30 dni na spłatę. Zgłaszasz 1500 $, gdy tylko go zdobędziesz. Jest klasyfikowany jako przychód z rachunku zysków i strat oraz należności (składnika aktywów) w bilansie.
- Inwentarz: Ta kategoria obejmuje towary na sprzedaż, częściowo ukończone towary i surowce.
- Środki trwałe: Ta klasyfikacja aktywów obejmuje rzeczy, które kupujesz, a których nie można łatwo zamienić na gotówkę w taki sposób, w jaki można to zrobić. Aktywa są utrzymywane na długoterminowe, w przeciwieństwie do, powiedzmy, materiały biurowe. Przykładami środków trwałych są komputery, samochody, meble, budynki i grunty.
Klasyfikacja rozdziela również aktywa na kategorie bieżące i długoterminowe. Aktywa obrotowe to te, które zostaną wykorzystane w nadchodzącym roku. Długoterminowe aktywa trwają dłużej niż 12 miesięcy. Księgowi również oddzielnie klasyfikują aktywa materialne i niematerialne. Do środków trwałych zalicza się przedmioty fizyczne, takie jak ciężarówki, drukarki 3D i zapasy. Wartości niematerialne są własnością niefizyczną, taką jak patenty, prawa autorskie i dobra wola klienta.
Klasyfikacja i sprawozdania finansowe
Innym znaczeniem zapisu w rachunkowości jest to, że dane zapisane w księgach ostatecznie stają się podstawą sprawozdań finansowych. Trzy sprawozdania finansowe konsolidują zapisy finansowe firmy na różne sposoby i klasyfikują konta na różne sposoby.
Bilans ma trzy duże klasy rachunkowości: aktywa, zobowiązania i kapitał własny właściciela, czyli to, co pozostało po odjęciu zobowiązań od aktywów. Klasyfikacja rachunków zazwyczaj dzieli je dalej na pozycje takie, jak zatrzymane zyski, należności, zobowiązania krótkoterminowe i zobowiązania długoterminowe. Nie jest wymagane stosowanie w bilansie każdej możliwej klasyfikacji aktywów lub klasyfikacji zobowiązań. Jeśli, powiedzmy, Twoja firma nigdy nie posiadała żadnych wartości niematerialnych, nie musisz pisać "Wartości niematerialne: 0 USD", aby to zaznaczyć. Porównując aktywa i pasywa firmy, bilans przedstawia migawkę kondycji finansowej firmy.
Rachunek zysków i strat pokazuje opłacalność: ile przychodu firma przynosi w każdym miesiącu? Klasyfikacje w rachunku zysków i strat obejmują przychody ze sprzedaży, koszt sprzedanych towarów i przychody z działalności operacyjnej. Przychody nieoperacyjne można podzielić na klasy, takie jak odsetki, przychody z czynszów i dywidend. Podział klasyfikacji przychodów w ten sposób odróżnia dochód uzyskany z linii biznesowej od przychodu uzyskanego z dobrych inwestycji. Każdy, kto myśli o włożeniu pieniędzy do twojej firmy, chce wiedzieć, czy Twoje produkty lub usługi zarabiają, więc pomaga odróżnić dochód z innych źródeł.
Firmy, które rejestrują tylko transakcje gotówkowe, nie potrzebują wyciągu z rachunku przepływów pieniężnych. Przedsiębiorstwa stosujące rachunkowość memoriałową potrzebują jednego, ponieważ rachunek zysków i strat rejestruje sprzedaż i zakupy, a nie płatności gotówkowe. Śledzenie, ile gotówki przenosi się i wyprowadza z firmy, pokazuje, czy firma ma wystarczająco dużo pieniędzy, aby spłacić pożyczkę lub pokryć koszty. Jeśli wpływy pieniężne są znacznie niższe od dochodu, możliwe, że firma nie wykonuje dobrej pracy zbierając należności. Klasyfikacja przepływów pieniężnych obejmuje środki pieniężne z inwestycji, środki pieniężne z działalności operacyjnej oraz środki pieniężne z finansowania.
Klasyfikacja rachunków w księgach pomaga księgowemu tworzyć sprawozdania finansowe. Jeśli sprzedaż i zakup aktywów zostały prawidłowo zarejestrowane, to ułatwia to klasyfikację aktywów, które należy zgłosić w bilansie.
Plan kont jest kluczową częścią konwersji ksiąg rachunkowych w sprawozdania finansowe. Wykres przedstawia listę wszystkich rachunków używanych w księdze głównej, identyfikując każde konto według numeru. Oprogramowanie księgowe korzysta z wykresu w celu identyfikacji kont, takich jak przychody, akcje zwykłe, gotówka i amortyzacja, które muszą zostać uwzględnione przy sporządzaniu bilansu.
Podczas sporządzania wykresu dla swoich kont, należy go skonfigurować, aby nie trzeba było go zmieniać przez kilka lat. Jeśli, powiedzmy, nie masz żadnych budynków, ale planujesz je kupić w przyszłym roku, warto uwzględnić tę klasę aktywów na wykresie. Nie uwzględniaj zajęć, których nie planujesz używać. Jeśli Twoja firma świadczy usługi i nie ma zapasów, nie ma na przykład potrzeby dodawania klasyfikacji zasobów do wykresu. Jeśli masz konta zawierające tylko niewielkie kwoty, sprawdź, czy możesz je przenieść na inne klasy kont. Dzięki temu wykres nie stanie się zbyt skomplikowany.
