Istnieje wiele procedur i procesów zamówień publicznych, ale istnieją pewne procedury, które powinny być wspólne dla wszystkich działów zamówień. Obejmują one wybór dostawcy, żądanie informacji, złożenie oferty, ocenę oferty, udzielenie zamówienia i inspekcję..
Wybor dostawcy
Organizacje zazwyczaj mają preferowaną listę zatwierdzonych dostawców obsługiwaną przez dział zakupów. Są to firmy, które przeszły proces selekcji i okazały się najlepiej zaspokajać potrzeby firmy.
Żądający informacji
Kiedy istnieje wymóg zakupu przedmiotów, których obecni preferowani dostawcy nie są w stanie pozyskać, firma zazwyczaj zbada rynek. Wymaganie zostanie wysłane do wybranych dostawców, którzy zostaną poproszeni o ofertę. W przypadku wniosków o niskiej wartości, nieformalne żądanie informacji lub prośba o ofertę są wysyłane do zidentyfikowanych dostawców. W przypadku przedmiotów o wyższej wartości zostanie zastosowany pełny proces przetargowy. Często może to potrwać do sześciu miesięcy od identyfikacji potrzeby do ostatecznego udzielenia zamówienia.
Zwroty przetargu
Dostawcy są zwykle proszeni o zwrócenie ofert do wyznaczonego oficera o określony czas i datę. Oferty mogą zawierać opis usługi lub towarów oferowanych przez dostawcę, proponowany koszt przeprowadzenia potrzebnej pracy lub dostarczenia niezbędnych materiałów, informacje finansowe firmy oraz wszelkie pytania, które organizacja zakupująca zwróciła się do potencjalnego dostawcy.
Ocena ofert
Po zwróceniu ofert / ofert, organizacja kupująca ma zwykle określony czas na ocenę zwrotów, podjęcie decyzji dotyczącej umowy i informuje zarówno udanych, jak i niepomyślnych dostawców. Przed wysłaniem dokumentów przetargowych organizacja zakupowa opracuje kryteria punktacji, w których kandydaci będą oznaczani i klasyfikowani. Czynniki takie jak cena i jakość są zwykle kryteriami punktacji.
Nagroda kontraktowa
Po ocenie i ocenie ofert przetargowych dostawcy zostaną powiadomieni za zgodą lub odrzuceniem. Wybrani dostawcy są również powiadamiani na piśmie. Najlepszą praktyką w zakresie zaopatrzenia jest oferowanie nieudanym dostawcom możliwości przeprowadzenia odprawy. Dzięki temu mogą dowiedzieć się, dlaczego ich oferta nie została wybrana, i lepiej zrozumieć przyszłe oferty.
Zawarcie umowy
Po dostarczeniu usługi / dostawy organizacja zakupowa sprawdzi, czy została spełniona jakość, ilość i specyfikacja. W tym momencie organizacja wyda płatność. W wielu przypadkach standardową praktyką jest spotkanie po zawarciu umowy pomiędzy organizacją skupu a organizacją dostarczającą. Daje on każdej ze stron możliwość wyrażenia opinii i opracowania pośmiertnego dokumentu na przyszłe działania umowne.
