Zamówienia w ramach projektu to zakup lub sprzedaż produktów lub usług w celu wykonania różnych prac określonych w dokumentach projektowych. Aby to zrobić poprawnie, należy wykonać kilka czynności. Zgodnie z uznanymi na całym świecie standardami określonymi przez Project Management Institute (PMI) w książce "Przewodnik po zarządzaniu projektami wiedzy" (PMBOK), istnieje sześć grup procesów bezpośrednio związanych z zarządzaniem zakupami. Te grupy procesów obejmują każdy aspekt umowy, od zbierania informacji po zamknięcie kontraktu.
Planuj zamówienia
Proces Zamówień Planowych odbywa się w fazie Planowania projektu. W tym procesie PM współpracuje z zespołem, aby zaplanować, co zostanie kupione i / lub nabyte. Zastosowane narzędzia i techniki to analiza typu make-or-buy, ocena ekspercka i typy kontraktów. Celem jest jak najlepiej wykształcone we wszystkich możliwościach. Po zakończeniu tego procesu zespół PM może zacząć zawężać kluczowe informacje.
Planowanie umów
Kontrahenci planu można zdefiniować jako wykorzystujących informacje z fazy Planowanych zamówień, aby zawęzić informacje i zidentyfikować potencjalnych sprzedawców. Dzieje się tak w fazie wykonywania projektu. Narzędzia i techniki stosowane w tym procesie to standardowe formularze i ocena ekspertów.
Poproś o odpowiedzi sprzedawcy
Adminize Procurements odbywa się w fazie Executing projektu. Zespół PM ustalił jasny obraz tego, co będzie wymagane do realizacji projektu. Zespół zbiera i przegląda oferty, oferty i propozycje, aby podjąć świadomą decyzję. Narzędzia i techniki stosowane podczas tego procesu obejmują konferencje licytantów, reklamę i listę kwalifikowanych sprzedawców.
Wybierz sprzedawców
Gdy zespół podejmie decyzję, wybiera sprzedawców i rozpoczyna negocjacje kontraktowe. Istnieje kilka narzędzi i technik dla tego procesu. Obejmują system ważenia, niezależne dane szacunkowe, system kontroli, negocjacje umów, system oceny sprzedawcy, ocenę eksperta i techniki oceny ofert. Te narzędzia i techniki pomagają zespołowi zważyć wszystkie czynniki i podjąć świadomą decyzję.
Administracja kontraktu
Administrowanie kontraktem odbywa się w fazie monitorowania i kontroli projektu. Tu właśnie praca jest wykonywana. Główną funkcją PM jest zarządzanie relacjami między kupującym a sprzedającym oraz dopilnowanie, aby zobowiązania i warunki umowy zostały spełnione. Narzędzia i techniki stosowane w tym procesie to system kontroli zmian kontraktów, przeglądy wyników przeprowadzane przez nabywców, inspekcje i audyty, raportowanie wyników, system płatności, administracja roszczeniami, system zarządzania dokumentacją i technologia informacyjna.
Zamknięcie umowy
Proces Zamknięcia Kontraktu odbywa się w fazie Zamknięcia projektu. Prace zostały zakończone, a teraz zespół zamknie wszelkie otwarte kwestie, a także przejrzy umowę, aby upewnić się, że wszystkie warunki zostały spełnione oraz że wszelkie zmiany wymagane w trakcie projektu zostały zakończone i odzwierciedlają poprawki do umowy. PM wykorzysta dwa narzędzia i techniki dla tego procesu, audytu zamówień i systemu zarządzania dokumentacją. Prowadzenie rejestru wyciągniętych wniosków pomoże w przyszłych projektach.
