Jednym z najczęstszych obowiązków menedżerów i właścicieli firm jest planowanie pracowników. Okoliczności każdego pracownika wpływają na jej dostępność. Wypełnianie potrzeb kadrowych harmonogramem może być cotygodniowym wyzwaniem, szczególnie w przypadku chorób pracowników, nagłych wypadków i wakacji. Na szczęście dla menedżerów tworzenie harmonogramu pracowniczego można uprościć, wykonując kilka prostych czynności.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Program arkusza kalkulacyjnego
-
Papier i długopis lub ołówek (opcjonalnie)
Otwórz swój ulubiony program do obsługi arkuszy kalkulacyjnych, taki jak Microsoft Works, Microsoft Office lub Open Office i utwórz osiem kolumn. Oznacz pierwszą kolumnę "Nazwa" i pozostałe siedem kolumn dla dni tygodnia. Ewentualnie można użyć pióra i papieru, składając papier na osiem kolumn i trzy razy składając go w pół w pionie.
W pierwszej kolumnie wpisz nazwiska wszystkich pracowników. Nazwy mogą być wymienione w dowolnej kolejności, o ile wszyscy pracownicy są uwzględnieni. Utwórz wiersz dla każdego pracownika.
Umieść "X" w dowolnej komórce, w której pracownik będzie niedostępny. Na przykład, jeśli Mary nie może pracować w środę, umieść "X" obok jej imienia w środowej kolumnie. Zablokowanie niedostępnych dni pomoże ukształtować harmonogram i zapobiegnie przypadkowemu tworzeniu konfliktów harmonogramu dla pracowników.
Wypełnij swoją tabelę, wpisując godziny pracy każdego dnia obok nazwiska każdego pracownika, z godzinami pracy każdego dnia dodawanymi w odpowiedniej kolumnie. Na przykład, jeśli David będzie pracował od 9 rano do 5 po południu. Od poniedziałku do piątku dodaj "9-5" obok nazwiska Dawida w każdej z tych dziennych kolumn.
Sfinalizuj swój harmonogram, sprawdzając, kogo codziennie planujesz pracować i upewniając się, że dodałeś odpowiedni personel, aby pokryć wszystkie wymagane godziny pracy lub zmiany. Na przykład firma z trzema zmianami roboczymi będzie badać każdą kolumnę dzienną, aby mieć pewność, że co najmniej jeden pracownik miał zaplanowaną pracę podczas każdej zmiany roboczej. Jeśli potrzebujesz więcej niż jednej osoby na zmianę, odpowiednio dostosuj swój harmonogram.
Wskazówki
-
Jeśli nie masz programu do obsługi arkuszy kalkulacyjnych, pobierz pakiet Open Office, aby otrzymać bezpłatny arkusz kalkulacyjny z pełnymi możliwościami.
Wiele firm sprawdza również swoje harmonogramy, aby mieć pewność, że żaden z ich pracowników nie został zaplanowany na więcej niż 40 godzin pracy tygodniowo.
