Zapytanie ofertowe (RFP) to dokument, w którym zachęcasz wykonawców do składania ofert na pracę, którą chcesz wykonać. Zawiera szczegółowe informacje na temat zadań, wymaganych kwalifikacji, warunków umowy, terminu składania wniosków i instrukcji dotyczących sposobu udzielania odpowiedzi. Zazwyczaj przesyłasz list intencyjny na kilka tygodni przed faktyczną propozycją odpowiedzi do zapytania ofertowego. To daje wystawcy RFP pomysł, ile odpowiedzi można się spodziewać. Mimo że możesz znaleźć wysokiej jakości zapytania ofertowe i szablony listów intencyjnych online, dobrze jest najpierw zapoznać się z przykładami, w jaki sposób powinieneś zareagować i co uwzględnić lub pominąć.
Odszyfruj szczegóły
Przed udzieleniem odpowiedzi na zapytanie ofertowe przeczytaj dokładnie. Ostatecznie twoja propozycja odpowiedzi powinna zawierać szczegółowe informacje o tym, w jaki sposób będziesz produkować wyniki, które spełniają wymagania. Zachowaj ostrożność, jeśli wymagania RFP nie jasno określają pożądane funkcje lub są w jakikolwiek sposób niejednoznaczne. Nie chcesz, abyś był niesprawny w spełnianiu wymagań na końcu projektu. Poszukaj danych określających sposób mierzenia zgodności. Oceń kary za nieprzestrzeganie zasad i zważ ryzyko. Zapoznaj się z dokumentacją, monitorowaniem i zarządzaniem wynikającymi z tego kontraktami w celu egzekwowania umowy. Jeśli wystawca jest otwarty na pytania, skontaktuj się z nim, aby rozwiązać problem, który jest niejasny. Następnie możesz wysłać list intencyjny z ufnością.
Podstawowy przykład i zarys listu intencyjnego RFP
Gdy zdecydujesz się odpowiedzieć, niezwłocznie wyślij list intencyjny do firmy wystawiającej zapytanie ofertowe stwierdzające, że zamierzasz złożyć wniosek. Gwarantuje to otrzymywanie wszelkich aktualizacji lub zmian w oryginalnym zapytaniu ofertowym. Nie odpowiadaj listem odręcznym lub pocztą e-mail, chyba że otrzymasz wyraźne polecenie. Rozpocznij swój list, wskazując, dlaczego jesteś zainteresowany. Potwierdź termin. Dołącz swoje dane kontaktowe. Jako przykład treści twojego listu, może on być tak prosty, jak:
"Chcielibyśmy wskazać nasze zainteresowanie żądanym wnioskiem (RFP) i otrzymywać powiadomienia o wszelkich aktualizacjach, zanim prześlemy zgłoszenie w wymaganym terminie."
Możesz oczywiście dołączyć więcej szczegółów. Unikaj zadawania klarownych pytań, które mogą sprawić, że twoje intencje będą niejednoznaczne.
A co z czasem negocjacji?
Negocjacje cenowe zwykle rozpoczynają się później, na przykład na etapie wstępnej oferty, jeśli dokonasz krótkiej listy. Możesz jednak zamieścić w liście intencyjnym akapit lub dwa, określając potrzeby finansowe projektu. Pamiętaj jednak, że zbyt wczesne informowanie o sprawach finansowych może wpłynąć na twoją szansę na zdobycie kontraktu.
Wyślij to bezpiecznie
Chcesz się upewnić, że twój list dotrze; wyślij go pocztą potwierdzoną, aby otrzymać potwierdzenie odbioru z dowodem dostawy. (Ta usługa pocztowa w Stanach Zjednoczonych oferuje tę usługę za niewielką opłatą, odnieś się do ich strony internetowej w sprawie aktualnych cen.) Możesz również śledzić informacje o dostawie online. Powinieneś być gotowy, aby napisać swoją aktualną propozycję, aby zdefiniować prawa i obowiązki umowne.
