Pismo z wezwaniem do przetargu przedstawi Cię jako pomysłodawcę oferty i zaprosi potencjalnych respondentów, aby dowiedzieli się więcej. List streści i przekaże materiały i wskazówki niezbędne do odpowiedzi na zaproszenie do składania ofert. Powiesz swoim czytelnikom, kim jesteś, czego szukasz i jak odpowiesz na pytania oferentów. Dowiesz się, jak chcesz otrzymywać oferty i jaka jest Twoja oś czasu. Podczas gdy listy przetargowe są często przyjmowane w formie skrótów, tabel i notatek, możesz użyć formalnego listu, aby zaprezentować streszczenie procesu licytacji i zaznaczyć jego kluczowe punkty.
Zaproś czytelników do złożenia ofert, które są zgodne z załączonymi dokumentami ofert. Twoje dokumenty ofertowe mogą zawierać opis procesu oceny i instrukcje oferenta określające format i treść materiału, który ma zostać złożony. Mogą również zawierać warunki, których oferenci powinni oczekiwać w umowie, a także szczegółowy opis lub specyfikacje usług lub towarów, których poszukujesz. Aby uzyskać wskazówki dla czytelników, należy podać wypunktowaną listę dokumentów ofertowych załączonych do listu.
Zidentyfikuj się jako radca prawny. Krótko przedstaw swoją działalność wraz z przeglądem misji, lokalizacji i strony internetowej. Podaj także imię i nazwisko oraz dane kontaktowe punktu kontaktowego czytelnika we wszystkich sprawach związanych z licytowaniem ofert. Może to być Ty lub ktoś inny, któremu powierzyłeś zarządzanie procesem licytacji.
Opisz starania, na które składasz oferty. Zaproponuj takie szczegóły, jak lokalizacja, budżet, zakres i wielkość przedsiębiorstwa. Przedyskutuj, w jaki sposób przedsięwzięcie wpisuje się w twoje główne cele i cele.
Przedstaw swój harmonogram dla całego procesu licytacji. Wskaż terminy i lokalizacje, na które chcesz otrzymywać listy intencyjne, pytania i oferty cenowe. Wskaż daty wszelkich planowanych wydarzeń związanych z ofertą, takich jak spotkanie przed złożeniem oferty, otwarcie ofert i lista publicznych spotkań, wyboru lub przyznania nagród.
Skonsultuj się z czytelnikami dołączonej instrukcji licytującego, aby uzyskać szczegółowe instrukcje dotyczące tego, co przesłać i w jakim formacie. Podkreśl, zwracając szczególną uwagę na określone formaty i wymagania, i wspominając o możliwości dyskwalifikacji w przypadku niezgodności. Wyraźnie określ podstawę lub kryteria przyznania oferty oraz wszelkie inne informacje, które chcesz podkreślić, takie jak liczba wymaganych egzemplarzy oraz sposób plombowania, pakowania i etykietowania ofert.
Powtórz zaproszenie do licytowania, a następnie dziękuj czytelnikowi za zainteresowanie. Formalnie zamknij list, a następnie podpisz swoje imię i tytuł.
Wskazówki
-
Stawki ofertowe mogą stać się złożone. Skonsultuj się z prawnikiem przed sfinalizowaniem listu i paczki z ofertami. Sprawdź swój list pod kątem błędów gramatycznych i ortograficznych.
Zablokuj formatowanie listu, a następnie wydrukuj go na papierze firmowym.
