Podczas gdy epoka cyfrowa wytwarza mniej papieru, rośnie zapotrzebowanie na elektroniczną pamięć masową. Wytyczne ustalone przez zespół zarządzania informacjami w organizacji do tworzenia, uzyskiwania dostępu, przechowywania i ostatecznie niszczenia dokumentacji określają warunki cyklu życia dokumentacji elektronicznej. Cykl życia zapisów elektronicznych obejmuje tworzenie, wykorzystywanie, przechowywanie i dystrybucję dla większości podmiotów gospodarczych i rządowych. Niektóre organizacje archiwizują pewne rekordy uważane za bezcenne, jako ostatnia faza cyklu życia, kiedy nie są niszczone.
kreacja
Jednym z największych wyzwań dla każdego elektronicznego systemu zarządzania jest udokumentowanie powstawania nowych rekordów w logiczny i spójny sposób dla przyszłego wykorzystania, pobierania i przechowywania. To, co stanowi zapis, zostało ustalone w podręczniku politycznym organizacji, który jest napisany z myślą o ustawach federalnych i stanowych. Jeśli zostanie prawidłowo zidentyfikowany na początku cyklu życia, rekord jest łatwo dostępny, dopóki przydatność rekordu nie wygaśnie i zostanie zniszczona. W zależności od organizacji niektóre rekordy są tworzone automatycznie przez system po wprowadzeniu pewnych danych do komputera. Inne systemy wymagają indywidualnego tworzenia rekordu ręcznie.
Posługiwać się
Kiedy zapis jest tworzony elektronicznie, jest zwykle rozpowszechniany i wykorzystywany jako narzędzie informacyjne do celów biznesowych lub rządowych. Z tego powodu zapisy są przechowywane w repozytorium dla łatwego dostępu. Chociaż są aktywne, większość rekordów jest magazynowanych, ale dostęp do nich odbywa się za pośrednictwem bazy danych zawierającej informacje identyfikujące rekord.
Przechowywanie i konserwacja
Po użyciu pliku, który nie jest już regularnie potrzebny, zapis często jest zapisywany jako nieaktywny. Zapisy muszą być przechowywane w celu uzyskania dostępu przed zniszczeniem zgodnie z zasadami określonymi jako polityka organizacyjna. Jednym z powodów takiego nacisku na właściwe przechowywanie jest kwestia prywatności. Ostrożna polityka organizacyjna dotyczy bezpieczeństwa jako głównej części odpowiedzialnego utrzymywania rekordów.
Usposobienie
Zapisy muszą być dostępne przez określoną liczbę lat w celu przestrzegania przepisów federalnych i stanowych. Większość zasad organizacyjnych dotyczących zatrzymywania i przechowywania rekordów wykorzystuje statuty federalne i stanowe jako minimalne wymagania dotyczące przechowywania rekordów. Przedsiębiorstwa przechowują dokumenty do celów sądowych, na wypadek gdyby były zmuszone do obrony niektórych działań biznesowych podjętych w przeszłości. Sposób usuwania zapisów ma kluczowe znaczenie. Ponieważ pliki elektroniczne można odzyskać w rękach ekspertów, ważne jest, aby pliki elektroniczne zostały usunięte bez możliwości odzyskania informacji.
