Sporządzenie wewnętrznego listu biznesowego wymaga zrozumienia odbiorców i skupienia się na określonym celu. Bez względu na temat, względy publiczności i dźwięku mają kluczowe znaczenie dla uniknięcia konfliktu, dezorientacji i dezinformacji. Aby zapewnić sukces, postępuj zgodnie ze strukturą, dołącz wszystkie niezbędne szczegóły i dokładnie sprawdź. Często pomaga w znalezieniu czasu pomiędzy opracowaniem listu a końcowym przeglądem, aby zachować obiektywizm i stworzyć najbardziej efektywny utwór. Dlatego staranne planowanie i zarządzanie czasem są ważnymi aspektami procesu pisania.
Stwórz właściwy zwrot grzecznościowy
Utwórz poprawne pozdrowienie, aby otworzyć literę z odpowiednim tonem. Użyj "Drodzy", "Pozdrowienia" lub "Dzień dobry / popołudnie", aby otworzyć list i okazywać szacunek i empatię czytelnikowi. Na przykład: "Drodzy koledzy".
Utwórz wstęp. We wstępie dołącz informacje o temacie listu, aby czytelnik zrozumiał, czego się spodziewać. Twoje wprowadzenie może wyglądać tak:
Wielu z was zastanawiało się, kiedy zakończy się budowa naszego nowego garażu. Miło mi poinformować, że budowa ma się zakończyć w pierwszym tygodniu kwietnia.
Napisz efektywny akapit ciała i zorganizuj go wizualnie, aby utrzymać zaangażowanie czytelnika.
Sekcja body zawiera najwięcej informacji, więc organizacja jest szczególnie ważna. Użyj punktorów, pogrubionego tekstu lub innych technik, aby podkreślić najważniejsze informacje.
Zamknij list z końcówką dobrej woli. Wymaga to ustanowienia właściwego tonu u czytelnika, dziękując mu za poświęcony czas. Obejmuje to również włączenie niezbędnych informacji w przypadku, gdy czytelnik ma dalsze pytania. Na przykład:
Dziękuję za poświęcony czas i cierpliwość. Jeśli masz dodatkowe pytania, skontaktuj się z kierownictwem pod poniższym adresem e-mail.
Wydrukuj list i sprawdź go pod kątem błędów. Znajdź błędy ortograficzne, interpunkcyjne lub błędy gramatyczne. Użyj słownika i tezaurusa, aby zrewidować niezręczne słowa lub głos bierny i uniknąć powtórzeń.
Wskazówki
-
Pisząc wewnętrznie, pamiętaj, że Twój dokument może być widoczny i czytany przez każdego w firmie. Dlatego należy zachować równowagę, obiektywność, dostępność i neutralność płci.
Ostrzeżenie
Nawet jeśli znasz dobrze swoich partnerów biznesowych lub współpracowników, unikaj nieformalnego lub kolokwialnego tonu w piśmie. Wytwarzanie dokumentu z długowiecznością jest ważne w pisemnej komunikacji, a swobodne słowa i wyrażenia łatwo można zinterpretować.
