Każde zapytanie ofertowe powinno zawierać list motywacyjny, nawet jeśli oferta zawiera podsumowanie. Każdy z nich służy innemu celowi i współpracują nie tylko w celu stworzenia dobrego wrażenia, ale także w celu udowodnienia, że rozumiesz zarówno klienta, jak i wymagania pracy. Ponieważ jednak list motywacyjny powinien pokazać, że rozumiesz kluczowe wymagania klienta, nie stając się mini-propozycją, niektórzy uważają, że trudniej jest go napisać.
Ustaw odpowiedni ton
Twoje relacje z potencjalnym klientem, a czasem instrukcje zawarte w zestawie RFP, określają, czy list powinien przyjąć formalny lub osobisty ton. Dopóki jesteś szczery i szczery, spersonalizowane listy, w których komplementujesz i dziękują klientowi, są często najbardziej skuteczne. Na przykład dołącz do nich takie stwierdzenia, jak: "chcę skorzystać z okazji i podziękować za całą pomoc" oraz "pomoc i wskazówki okazały się nieocenione" w treści listu.
Format i styl
Korzystając z papeterii na papierze firmowym i formatu listu biznesowego, podziel list na trzy sekcje: wprowadzenie, treść i krótki akapit zamykający. Użyj czcionki szeryfowej, takiej jak Garamond, Georgia lub Times New Roman, ponieważ wiele osób czyta czcionki serif. Ogranicz swój list motywacyjny do nie więcej niż jednej lub dwóch stron.
Otwarcie
Otwórz list motywacyjny krótkim, stosownym oświadczeniem otwierającym, takim jak "Załączona jest propozycja, którą ci obiecałem" lub "Cieszę się, że mogę z Tobą porozmawiać na temat twojego projektu propozycji." Następnie wykonaj paragraf, w którym komunikujesz pełne zrozumienie poprzez ponowne wymagania kierujące zapytaniem ofertowym. Powiedz czytelnikowi, czy propozycja zawiera jakiekolwiek załączniki, a jeśli tak, to krótko podkreśl zawartość i zakończ wprowadzanie, określając ramy czasowe, w których oferta cenowa jest ważna.
Ciało
Uwzględnij wszelkie wymagane informacje, takie jak historia firmy, kwalifikacje lub referencje, o które może poprosić RFP w treści listu. Skoncentruj pozostałą część listu na adresowaniu do czterech kluczowych potrzeb klienta. Na przykład użyj punktorów, aby podsumować, w jaki sposób twój produkt lub usługa spełni najważniejsze potrzeby klienta. Następnie rozwiń każdy punkt wypunktowania w pozostałych akapitach.
Zamknięcie
W akapicie końcowym należy podać pełne informacje dla osoby kontaktowej, w tym imię i nazwisko, tytuł, adres, numer telefonu, numer faksu i adres e-mail. Dołącz "kolejny krok" lub wezwanie do działania, na przykład "skontaktuję się z tobą później w tym tygodniu, aby odpowiedzieć na wszelkie Twoje pytania" lub "zadzwonię do Ciebie w przyszłym tygodniu, aby omówić tę propozycję" Zakończ grzecznym wyrażeniem i twoje imię i tytuł.
