Prawdopodobnie nie ma problemu z wyobrażeniem sobie tego scenariusza: Otrzymasz zaproszenie na prestiżową konferencję, na której będziesz miał wiele okazji do networkingu i rozszerzenia działalności Twojej firmy. Jednak teraz stoisz przed przeszkodą w przekonaniu swojego szefa, aby mógł uczestniczyć. Uzasadnione wydatki mogą wywoływać jęki mroku, ale organizacja i przygotowanie pomogą ci osiągnąć cel.
Przygotuj przekonującą argumentację, która przekonuje twoich przełożonych o konieczności poniesienia tego kosztu. Przekonaj swoich szefów, że musisz wydać te pieniądze na ten konkretny obiekt lub usługę. Wykazać, że ten koszt doprowadzi do wysokiego zwrotu z inwestycji. Przedstaw jak najwięcej dokumentów pomocniczych, aby uzyskać punkt odniesienia.
Oblicz dokładny koszt tego wydatku i pokaż sumę swoim szefom. Twoje obliczenia ułatwią ci umysł, pokazując, że w pełni to rozważyłeś i nie planujesz marnować pieniędzy. Przedstawienie przewidywanego kosztu wydatków może również złagodzić obawy, że planowane wydatki będą skandaliczne. Jeśli możesz również określić koszt nie wydawania pieniędzy na przedmiot lub usługę, proszę również przedstawić te liczby, aby odmienić swój punkt widzenia.
Wypełnij wszystkie formularze wydatków zgodnie z instrukcjami. Większość organizacji ma formalny system do składania uzasadnień wydatków. Dział księgowości prawdopodobnie wymaga wypełnienia formularza, który uzasadnia koszt zakupu. Pamiętaj, aby nie zaniedbać żadnych pól w dokumencie, ponieważ zapomnienie o włączeniu detalu może później spowodować problemy.
Prześlij dokumentację wszystkiego, co wiąże się z wydatkiem. Menedżerowie chcą dokładnie zobaczyć, dokąd trafiają pieniądze; dostarczając papierowy ślad, pomożesz im zrozumieć, dlaczego musisz kupić ten konkretny przedmiot lub usługę. Uwzględnij wszystkie pokwitowania lub dokumenty dotyczące wydatków, aby nikt nie mógł Cię oskarżyć o przywłaszczenie.
