Istnieje wiele powodów, aby napisać list do jednego z setek zagranicznych konsulatów na całym świecie. Na przykład możesz poprosić o wizę lub informacje o podróży, aby dowiedzieć się o możliwościach handlu zagranicznego, przeprowadzić badania w zakresie spraw zagranicznych lub napisać list polecający dla studenta wyjeżdżającego za granicę na praktykę.
Wskaż imię, nazwisko i adres osoby, do której adresujesz list. Każdy zagraniczny konsulat ma szczegółową stronę internetową, na której znajduje się spis personelu wraz z linkami do różnych działów, które mogą pomóc w zidentyfikowaniu osoby, do której należy adresować korespondencję.
Postępuj zgodnie z tradycyjnym protokołem biznesowym podczas pisania listu biznesowego do konsulatu. Wykorzystaj pełne imię i nazwisko osoby, jej tytuł i adres konsulatu, sformatowane według międzynarodowego systemu pocztowego tego kraju. Każdy kraj jest różny, więc postępuj zgodnie z dyrektywami wymienionymi w sekcji "kontakt z nami" na stronie internetowej konsulatu. Jeśli wysyłasz list papierowy, podaj datę w prawym górnym rogu listu. Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail, podaj wyraźnie cel swojej korespondencji w temacie wiadomości.
Napisz list wprowadzający, który zawiera wyjaśnienie, kim jesteś, skąd pochodzisz, dlaczego piszesz i czy piszesz w imieniu innej osoby lub siebie. Jeśli piszesz w imieniu korporacji, jednostki rządowej, organizacji międzynarodowej lub instytucji edukacyjnej, zwróć uwagę na przynależność po imieniu i podaj swój tytuł i referencje.
Napisz proste stwierdzenie, które krótko, ale zwięźle określa cel twojej korespondencji. Tłumaczenie lub interpretacja języka często może mieć podwójne znaczenie, dlatego należy unikać terminologii slangowej lub kolokwializmów, które mogą nie być zrozumiane przez zagranicznego czytelnika. Na przykład fraza "Chcę dotknąć bazy z tobą" powinna zostać zastąpiona słowami: "Piszę, aby cię o coś zapytać …"
Ogranicz swój list do jednego tematu i określ, czego chcesz od korespondencji.
Zakończ list z podziękowaniami i podaj szczegółowe informacje na temat tego, jak możesz zostać osiągnięty. Zawsze dołączaj swoje pełne imię i nazwisko. Nigdy nie fałszuj ani nie wprowadzaj w błąd w oświadczeniu do zagranicznego konsulatu ani nie wprowadzaj w błąd.
Skonsultuj się z lokalnym urzędem pocztowym w sprawie wymagań dotyczących wysyłki i szacowanego czasu dostawy. Jeśli umieszczasz samodzielnie zaadresowaną kopertę, aby zapewnić szybką odpowiedź na Twój list, upewnij się, że na kopercie zwrotnej znajduje się odpowiednia ilość przesyłek w USA.
Wskazówki
-
Strony z zagranicznymi konsulatami w Stanach Zjednoczonych są pisane po angielsku, podczas gdy międzynarodowe konsulaty zagraniczne są zazwyczaj pisane w języku ojczystym kraju z linkiem do wersji angielskiej.
