Listy biznesowe są używane do formalnej komunikacji w firmach i organizacjach. W przeciwieństwie do zwykłej korespondencji pisanej do bliskich znajomych i krewnych, pisma biznesowe mają przekazywać odbiorcy informacje zwięźle i profesjonalnie. Zazwyczaj korespondencja biznesowa obejmuje wprowadzenie, treść i konkluzje. Różnice między formatami dwuliterowymi można również znaleźć w interpunkcji, długości, tonu i stylu pisania. Ponadto, listy biznesowe zazwyczaj wymagają wezwania do działania lub odpowiedzi po otrzymaniu listu.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Oprogramowanie do przetwarzania tekstów
-
Papier firmowy
Zacznij od podstawowej firmy lub oficjalnego papieru firmowego. Upewnij się, że Twój adres znajduje się na górze, wraz z danymi kontaktowymi i logo firmy, jeśli dotyczy.
Napisz datę. Umieść adres odbiorcy dwa wiersze pod datą powyżej powitania. Dołącz nazwę, tytuł formalny, nazwę firmy i adres biura.
Wpisz pozdrowienie dwie linie poniżej adresu odbiorcy. Zaadresuj adresata za pomocą "Drodzy", a następnie jego tytuł i nazwisko. Pamiętaj, aby dodać dwukropek zamiast przecinka po nazwisku. Użyj "Do kogo może interesować się" lub "Szanowny Panie / Szanowna Pani", jeśli nie znasz nazwiska lub płci odbiorcy.
Rozpocznij swój wstępowy akapit po powitaniu. Porozmawiaj o tym, dlaczego piszesz list biznesowy i co chciałbyś poprosić odbiorcę. Podaj swoją pozycję, jeśli przedstawiasz argument. Wydarzenia referencyjne, spotkania lub osoby, które są znane lub istotne dla czytelnika.
Opracuj cel lub główny temat twojego listu w ciele. Podaj przykłady dotyczące argumentów, wniosków lub propozycji. Podaj szczegóły dotyczące funkcji produktu i korzyści, a także referencje klientów, jeśli sprzedajesz je klientowi lub potencjalnemu klientowi.
Podążaj za ciałem swoim wnioskiem. Powtórz swoje początkowe żądanie lub stanowisko. Podziękuj czytelnikowi za poświęcony czas i uwagę i powiedz jej, jak może się z Tobą skontaktować w celu uzyskania dalszych pytań lub informacji.
Koniec z komplementarnym zamknięciem dwóch linii w dół od ostatniego zdania ciała. Przydziel cztery miejsca na podpis i drukowaną nazwę.
Wskazówki
-
Choć opcjonalne, możesz zauważyć cel litery na samym początku, włączając wiersz tematu przed zwrotem grzecznościowym. Powszechne jest również dodawanie linii uwagi, aby wyraźnie wskazać adresata.
Napisz krótkie i krótkie zdania. Należy pamiętać, że czytelnicy mogą czytać, a nie czytać każde słowo w liście. Pogrubiony tekst, który uważasz za ważny dla czytelnika. W przypadku liter dłuższych niż jedna strona należy rozważyć grupowanie akapitów pod nagłówkami lub organizowanie treści za pomocą punktorów i liczb.
