Zarządzanie rekordami jest niezbędną funkcją firm, organizacji non-profit, agencji rządowych, agencji społecznych, medycznych, handlowych, finansowych, szkół, szkół wyższych i uniwersytetów oraz wszystkich innych rodzajów podmiotów, które generują informacje, które muszą być przechowywane przez określony czas. Poszczególne gospodarstwa domowe również muszą ćwiczyć dobre zarządzanie rekordami. Zarządzanie aktami to ponadto systematyczny, zorganizowany, zaplanowany i kontrolowany proces zarządzania lub śledzenia cyklu życia rekordów. Rekord może być namacalnym obiektem papierowym lub może mieć postać cyfrową lub elektroniczną. Dokumenty można przechowywać na dokumentach finansowych, medycznych, informacyjnych, formalnych, dokumentach biurowych, listach płac, formularzach rządowych i e-mailach wśród setek innych typów dokumentów. Zarządzanie rekordami dotyczy trzech faz cyklu życia rekordów: utworzenia lub otrzymania rekordu; utrzymanie, bezpieczne przechowywanie, odzyskiwanie lub ogólne wykorzystanie zapisu; zbycie rekordu.
Tworzenie rekordów
Tworzenie lub przyjmowanie zapisów jest tym, co tworzy zapotrzebowanie na zarządzanie rekordami. Czy to wniosek o zatrudnienie, fakturę, czy raport kontroli zapasów, po utworzeniu rekordu wszystkie inne operacje lub funkcje zarządzania dla tego rekordu muszą być zastosowane. Jedną z funkcji procesu zarządzania dokumentami jest określanie przepływu rekordu po jego utworzeniu lub odebraniu. Kto musi zobaczyć rekord? Gdzie zapisuje się dokument po tym, jak wszyscy obejrzeli lub zareagowali na dokument (np. Rejestrując płatność na koncie)? Kto jest odpowiedzialny za zapewnienie bezpiecznego przechowywania rekordu? Wszystkie te pytania wymagają dobrze skomunikowanych odpowiedzi.
Prowadzenie dokumentacji
Utrzymanie rekordu wymaga opracowania operacji przechowywania zapisu. Podczas zapisywania rekordów należy uwzględnić szereg czynników, w tym udostępnienie rekordu do pobrania przez osoby, które muszą odwołać się do informacji lub mieć dostęp do osobistego charakteru rekordu. Druga strona udostępniania rekordu oznacza, kto nie może uzyskać dostępu do rekordu. Gdy rekord jest poza jego magazynem, ważne jest, aby dobre zarządzanie rekordami miało system umożliwiający określenie, kto ma rekord, gdzie ma rekord i kiedy zamierza zwrócić ten rekord. Zapewnienie prawidłowego zwrotu rekordu jest również ważną częścią systemu zarządzania dokumentacją. Bezpieczne przechowywanie zapisów może obejmować przechowywanie kopii cyfrowych każdego zapisu poza lokalem w innym biurze lub w sejfie w banku. Zapisy powinny być przechowywane w suchym, chłodnym miejscu, aby zapobiec uszkodzeniu kopii papierowych lub elektronicznych. Procesy archiwalne są częścią fazy konserwacji zarządzania rekordami. Ustalenie, kiedy rekord kwalifikuje się do archiwizacji, jest częścią zarządzania rekordami. Wybór miejsca, w którym archiwa są archiwizowane i jak długo archiwizowane są zapisy, są również częścią tej funkcji. Niektóre zapiski, takie jak zapisy historyczne, mogą być przechowywane przez całe życie, a czasem poza firmą. W przypadku miast, stanów i miast historycznych zapisy historyczne mogą być przechowywane przez nieokreślony czas.
Usuwanie rekordów
Utylizacja rekordów we właściwych ramach czasowych ma kluczowe znaczenie. Utylizacja większości rekordów powinna zostać zakończona przez niszczenie. Rozważania do usunięcia obejmują określenie, jak długo rekord musi być przechowywany. Ramy czasowe przechowywania zapisów zależą od charakteru rekordu. Niektóre zapisy dotyczące przechowywania danych są podyktowane przepisami rządowymi, takimi jak zapisy podatkowe, niektóre przez banki dotyczące zarządzania pożyczkami, a inne według wytycznych prawnych, takich jak dokumenty dotyczące inkorporacji. Obejmuje to także ustalenie, w jaki sposób można usuwać rejestry, takie jak rozdrabnianie w firmie lub zatrudnianie firmy zewnętrznej do niszczenia i rozwijanie systemu śledzenia. Wskazanie, które zapisy według kategorii zostały usunięte, w jaki sposób zostały usunięte i gdzie mogą być korzystne dla długoterminowego zarządzania dokumentacją. Ponadto wdrożenie mechanizmu wyrejestrowywania rekordów może pomóc w upewnieniu się, że wszyscy, którzy powinni wiedzieć, wiedzą, zanim jakiekolwiek rekordy zostaną zniszczone.
Inne uwagi dotyczące zarządzania rekordami
Kilka innych opcji, które można uwzględnić w systemie zarządzania dokumentacją, obejmuje dokumentowanie i komunikowanie zasad i procedur związanych z zarządzaniem wszystkimi rekordami, opracowywanie i wdrażanie mechanizmów kontrolnych i procedur dla każdej fazy zarządzania rekordami i utrzymywanie systemów zarządzania dokumentami prostymi i łatwymi do komunikacji i łatwymi zarządzać.
Zasoby do nauki zarządzania rekordami
Istnieją setki zasobów dostępnych do nauki skutecznego zarządzania rekordami. Szkoły techniczne, uczelnie wyższe, szkolenia online i podręczniki obfitują w lokalnej księgarni lub księgarni uniwersyteckiej, która może pomóc w opracowaniu skutecznego i zgodnego z prawem systemu zarządzania dokumentacją. Zawsze również sprawdzaj lokalne, stanowe i federalne przepisy dotyczące szczegółowych zasad zarządzania rekordami.
