Nawet w erze e-maili i SMS-ów mają swoje miejsce. Przejście z trybu cyfrowego na papierowy może być wyzwaniem: e-mail może brzmieć zwyczajnie, ale napisany list wymaga pewnego stopnia godności i klasy. Nie martw się, że będziesz brzmieć oryginalnie - jesteś bardziej bezpieczny przy zachowaniu sprawdzonych formatów i zasad etykiety komunikacji biznesowej.
Trzymaj się tematu
Niezależnie od tego, czy odpowiadasz na krytykę, czy chcesz poprosić o swoje CV, Twój list powinien pozostać na miejscu. Nigdy nie przekraczaj jednej strony i nigdy nie bądź nieuprzejmy. Jeśli ktoś napisał do Ciebie list skargi kipiący inwektywami, zachowaj uprzejmość i spokój, gdy odpiszesz. Jeśli oryginalny list dotyczy możliwości biznesowych, powiedz dziękuję. Nigdy nie sugeruj, że pisząc wszystko rozwiązałeś wszystko - skarżąca powinna być w pełni usatysfakcjonowana, że wiesz, że dostałeś pracę. To zależy od twojego korespondenta.
Format i czcionka
Standardowy format listu firmowego jest jednopozycyjny, z jedną spacją między akapitami, a wszystko z uzasadnionym lewym marginesem. W XXI wieku dopuszczalne jest odejście od standardu blokowego, na przykład poprzez wcięcie akapitów. Times New Roman, rozmiar punktu 12, jest prawie zawsze akceptowalną, czytelną czcionką. Jeśli Twoja firma ma jakieś preferencje - powiedzmy, że preferuje wcięte akapity - sformatuj ją w ten sposób.
Co się dzieje
Standardowy układ zaczyna się od adresu Twojej firmy. Jeśli piszesz na papierze firmowym, możesz to pominąć. Pod adresem znajduje się data, a następnie nazwisko odbiorcy, firma i adres. Pomiń linię, a następnie adresuj adresata jako "Szanowna Pani". lub "Pan" chyba że ma tytuł taki jak "Dr." Nie używaj imion, chyba że zrobił to początkowy autor listów.
The Lower End
Podpisz list "Z poważaniem", a następnie podpis, a następnie wpisane imię i nazwisko. Jeśli wysyłasz coś z listem, takie jak formularz, kosztorys lub swoje CV, napisz "enclosure" pod swoim imieniem, a następnie listę załączników. Jeśli wysyłasz coś w osobnym liście, dodaj notatkę, np. "Pod osobną okładką: sprawozdanie finansowe". "DW", po którym następuje lista nazw, informuje odbiorcę, że wysłałeś kopie do kogoś innego.
