Jeśli zostaniesz przyłapany przez telefon z długoletnim współpracownikiem lub klientem, to, co powinno być szybkim, prostym połączeniem telefonicznym, może pochłonąć znaczną część dnia. Zamiast próbować wielozadaniowości, gdy rozmówca przechodzi, należy zastosować taktowne techniki, aby zakończyć połączenie tak szybko, jak to możliwe, bez poświęcania uprzejmości lub odchodzenia od podstawowej etykiety. Gdy już zajmiesz się biznesem, możesz z wdzięczności i uprzejmości wyjść z rozmowy.
Skoncentruj się na kwestii pod ręką. Prowadź rozmowę, koncentrując się na celu połączenia i unikaj dryfowania do rozmowy. Jeśli osoba, z którą rozmawiasz, zaczyna oddalać się od niepowiązanego tematu, delikatnie poprowadź go z powrotem do bardziej istotnych kwestii. Nie bój się iść naprzód, kiedy to robisz. Jeśli osoba, z którą rozmawiasz, dryfuje do innego tematu, przynieś ją, mówiąc: "Ale o …" i ponownie wspomnij o głównym punkcie. Pozwoli to dzwoniącemu dowiedzieć się, że temat pod ręką jest najważniejszy. Wspomnij także, że "nie chcesz zajmować zbyt wiele swojego czasu". Jest to surowy, ale uprzejmy sposób utrzymywania połączenia telefonicznego na właściwej drodze.
Zadawaj pytania zamknięte, aby nie było dryfu z głównego tematu. Zamiast pytać, co jest odpowiednim momentem na spotkanie, zapytaj: "Czy 10 będzie dobrym czasem na spotkanie?" Zamknięte pytania będą miały tylko określoną liczbę odpowiedzi, najwyżej dwie lub trzy, a to pozwoli zachować rozmowę do danego tematu.
Podsumuj rozmowę telefoniczną, aby upewnić się, że wszystko załatwiłeś. Powtórz problem i sposób jego obsługi. Szybko "podniosę tę informację i dostanę raport do końca dnia", potwierdza, że wszystko zostało załatwione.
Zapytaj, czy jest coś jeszcze, co możesz zrobić, aby pomóc, lub jakiekolwiek inne kwestie na ten temat, które wymagają omówienia. Ponownie wzmocnij cel połączenia i nie zwróć uwagi na inne tematy. Użyj zwrotów, takich jak "Czy to rozwiązuje twój problem z raportem wydatków?" Lub "Czy jest coś jeszcze, co mogę dołączyć do tego pakietu dla ciebie?" Gdy twoje połączenie dobiegnie końca, osoba na drugim końcu prawdopodobnie przyzna, że nie, nie ma nic więcej na ten temat do omówienia.
Dziękuję dzwoniącemu za poświęcony czas lub za połączenie (w zależności od tego, kto zainicjował połączenie). Poinformuj go, że podążysz w sposób odpowiedni do sytuacji. Użyj szybkiego "Miłego dnia" lub "Dziękuję za połączenie", aby zakończyć połączenie. Unikaj długich pożegnań, podczas których wymieniasz zbyt wiele uprzejmości.
Wskazówki
-
Jeśli wiesz, że konkretny współpracownik ma tendencję do mówienia zbyt długo, wyślij e-mail, gdy tylko jest to możliwe, aby rozwiązać problemy lub zadawać pytania.
