Tradycyjna komunikacja projektowa odbywała się w ramach jasno określonej struktury, z wykorzystaniem kanałów takich jak poczta wewnętrzna, telefony, notatki i spotkania formalne. Nowoczesna komunikacja projektowa wykorzystuje technologie takie jak poczta elektroniczna, intranet i media społecznościowe, aby dzielić się informacjami w bardziej elastycznej strukturze zespołu. Potrzeby komunikacyjne uległy zmianie w związku z pojawieniem się nowych podejść do zarządzania projektami oraz potrzebą informowania szerszej grupy zainteresowanych stron.
Metodologia
Tradycyjny zespół projektowy przetwarzał projekt na oddzielnych etapach, kończąc każdy etap przed rozpoczęciem następnego. Zespół udokumentował każdy etap i uzyskał podpis przed kontynuowaniem. Według projektu Smart, nowoczesna praktyka polega na przyjęciu zwinnej metodyki projektowej, w której etapy projektu mogą się nakładać, gdy członkowie zespołu przetwarzają poszczególne cykle, modyfikując je zgodnie z każdą opinią. To komplikuje komunikację, kładąc nacisk na aktualizacje statusu i łatwy dostęp do najnowszych informacji o projekcie.
Zespół
Nowoczesny zespół projektowy obejmuje szeroką grupę stałych i tymczasowych członków. Oprócz członków personelu wewnętrznego zespół może również obejmować konsultantów, dostawców, partnerów biznesowych i firmy świadczące usługi informatyczne. Kierownik projektu musi zapewnić wszystkim członkom zespołu bezpieczny dostęp do komunikacji projektowej przez okres ich zaangażowania. Według Project Place projekt jest tymczasowym systemem społecznym, w którym sukces zależy od współpracy, komunikacji i zaangażowania poprzez przejrzystą wymianę informacji.
Interesariusze
Nowoczesne projekty mają znacznie szerszą grupę interesariuszy. Oprócz komunikacji z członkami zespołu i sponsorami, kierownicy projektów uznają znaczenie pełnego informowania wszystkich zainteresowanych stron, w tym społeczności, organów regulacyjnych, agencji rządowych i inwestorów. Według firmy konsultingowej Cornwell, nieskuteczna komunikacja przyczynia się do braku powodzenia w ponad 65 procentach nieudanych projektów.
Kanały
Nowoczesna komunikacja projektowa wykorzystuje komunikację sieciową do usprawnienia współpracy. Poczta e-mail i wiadomości błyskawiczne umożliwiają członkom zespołu szybkie i łatwe dzielenie się informacjami, a nie poleganie na kanałach papierowych, takich jak wewnętrzne notatki lub faksy. Portale projektu zapewniają pojedynczy bezpieczny punkt dostępu do wszystkich informacji o projekcie i dokumentacji za pośrednictwem Internetu. Wideokonferencje umożliwiają członkom zespołu organizowanie spotkań dotyczących postępu, nawet gdy członkowie zespołu znajdują się w różnych lokalizacjach. Technologie takie jak blogi i sieci społecznościowe jeszcze bardziej zwiększają komunikację w ramach projektu, tworząc poczucie wspólnoty i umożliwiając zainteresowanym stronom przekazywanie informacji zwrotnych, które mogą wpływać na projekt
