Pisanie listów ofertowych to metoda przygotowywania wniosku w formacie krótkich listów. Propozycja usług to przekonujące pozyskiwanie biznesu od potencjalnych klientów. Przed każdą propozycją usług dla potencjalnego klienta należy przeprowadzić istotne badania. Jeśli litera jest zbyt ogólna lub jeśli list nie odpowiada na niezaspokojone potrzeby klienta, list może szybko skończyć w koszu. Klucze do udanego pisma zawierają wyraźne, zwięzłe pisanie oraz zwięzłe wyjaśnienie terminów, korzyści i budżetu.
Zidentyfikuj klienta docelowego i przeprowadź szeroko zakrojone badania. Zbadaj przeszłe wydatki związane z usługami, w tym bieżące usługi, roczne ceny i poziom zadowolenia z bieżących usług. Takiego dochodzenia można ukończyć wynajmując niezależną firmę badawczą, aby zadawać podobne pytania podczas krótkiej rozmowy. Sprawdź, w jaki sposób Twoja firma może zaspokoić tę potrzebę obsługi. Sprawdź korzyści płynące z korzystania z usług Twojej firmy w porównaniu z usługami innych firm lub ogólnie.
Uwzględnij zakres swojej propozycji w jednym lub dwóch zdaniach. Podsumowanie powinno zawierać nazwę organizacji, to, co robisz, czym jesteś wyjątkowy, jakie oczekiwania mogą mieć klienci odnośnie Twoich usług, przewidywaną cenę i wyniki.
Wyjaśnij, dlaczego podchodzisz do klienta. Określ, co wiesz o kliencie, na przykład: "Rozumiemy, że wydałeś w zeszłym roku 9 000 USD na usługi zarządzania dokumentami, które zostały zebrane podczas ostatniego badania przeprowadzonego przez Independent Survey Company."
Opisz problem dla klienta. Jeśli płaci za dużo, wyjaśnij, jak i dlaczego. Jeśli nie korzysta z usług, wyjaśnij, dlaczego musi. Podaj statystyki lub wyniki badań, aby uzasadnić swoje roszczenie. Określ, w jaki sposób klient będzie czerpał korzyści z korzystania z Twoich usług.
Podsumuj możliwości swojej firmy, aby zrealizować zaproponowane usługi. Wyjaśnij metodologię, której używasz, techniki, produkty, poziom umiejętności pracowników i główny cel świadczenia usługi. Jasno określ, w jaki sposób odróżniasz się znacząco od konkurencji, nie mówiąc: "jesteśmy lepsi niż konkurencja".
Omów ceny, dostarczając klientowi oczekiwany koszt. Przekaż dodatkowe usługi, które klient może dodać, i koszty dodatkowych usług.
Zamknij list, dziękując klientowi. Wpisz nazwę i numer klienta, aby odpowiedzieć na Twój list lub zapytaj dalej. Podpisać list z nazwą i podpisem najwyższego organu w firmie.
