Jeśli pracujesz w przestrzeni biznesowej, wydaje się, że w pewnym momencie będziesz musiał opracować propozycję biznesową lub list motywacyjny. Jest to dokument używany do oferowania produktów lub usług organizacji potencjalnemu klientowi w oparciu o określone parametry, takie jak zakres, koszt, oś czasu i budżet.
Co to jest propozycja projektu? Znany również jako propozycja biznesowa lub list motywacyjny, dokument ten ma zwykle określony format i pewne wymagania, które różnią się w zależności od branży. Jednak głównym celem listu motywacyjnego jest zawsze pokazanie potencjalnym klientom, w jaki sposób Twoja firma może pomóc rozwiązać problemy, przed którymi stoją.
Co to jest list propozycji?
Propozycje listów mogą być zamówione przez firmę lub przychodzą niezamówione. Zachęcanie może być tak proste, jak perspektywa z prośbą o propozycję po wezwaniu sprzedażowym lub formalnym procesem zwanym zapytaniem ofertowym lub zapytaniem ofertowym. Proces ten zazwyczaj obejmuje wiele organizacji wysyłających konkurencyjne propozycje, aby wygrać biznes potencjalnego klienta. W zależności od branży i rodzaju RFP, wniosek będzie musiał obejmować konkretne wymagania nakreślone przez potencjalnego klienta.
W przypadku niechcianych ofert lub nieformalnych wniosków nie ma formalnych wytycznych, których należy przestrzegać. Jednak ważne jest, aby opracować dokument, który będzie odpowiadał na pytania, które potencjalni klienci będą mieli w jasny i zwięzły sposób. Chociaż nie ma żadnych formalnych wymagań w tych przypadkach, nadal ważne jest, aby postępować zgodnie z logiczną strukturą i obejmować krytyczne aspekty działalności firmy oraz sposób rozwiązania problemów, z którymi ma do czynienia potencjalny klient.
Propozycja biznesowa lub pismo ofertowe powinno zawierać następujące kryteria, niezależnie od branży i procesu:
- List motywacyjny
- Strona tytułowa
- Spis treści
- Streszczenie
- Przegląd problemu, z którym ma do czynienia potencjalny klient
- Cele lub zadania wniosku
- Co sprawia, że Twoja organizacja ma kwalifikacje do rozwiązania problemu
- Zakres, w tym cena i oś czasu
- Wezwanie do działania
- Informacje kontaktowe
Przeprowadzaj badania przed rozpoczęciem swojej oferty
Zanim zaczniesz pisać, ważne jest zebranie wszystkich istotnych informacji w jednym miejscu. Spróbuj dowiedzieć się, kto będzie czytał propozycję i czy jest decydentem. Dostosuj swoją propozycję do odbiorców, upewniając się, że podajesz wszystkie informacje, na które będą szukać.
Dowiedz się, z jakimi problemami wiąże się perspektywa. Ustal, jak Twoja organizacja najlepiej nadaje się do rozwiązywania problemów w porównaniu do konkurencji. Wymień elementy, które odróżniają Cię od podobnych firm, z którymi może rozmawiać potencjalny klient.
Sprawdź, czy perspektywa ma na uwadze budżet lub harmonogram i upewnij się, że twoje zasoby wewnętrzne są dostosowane do tych wymagań. Gdy wybierzesz, która z Twoich ofert będzie najbardziej przydatna dla potencjalnego klienta, musisz obliczyć swoje wydatki wewnętrzne, zanim podasz im cenę.
Podaj zakres projektu
Określenie zakresu projektu jest głównym elementem formatu pisania wniosku. Zapisanie tych kluczowych informacji daje ci przewagę nad pisaniem propozycji. Poświęć trochę czasu na przygotowanie kluczowych szczegółów zakresu. Pierwszym elementem jest ustalenie, kto wykona pracę w twojej organizacji, kto będzie zarządzał procesem i kto będzie głównym punktem kontaktu dla twojego klienta.
Następnie musisz ustalić, co dokładnie należy zrobić, aby pomóc klientowi w zarządzaniu punktami bólu. Opisz kroki, które podejmie Twoja organizacja, oraz proces, którego będziesz używał do rozwiązania problemów potencjalnego klienta. Powinieneś także wymienić dane, których Twoja organizacja użyje do pomiaru sukcesu.
Na koniec, zaplanuj harmonogram tak szczegółowo, jak to tylko możliwe, zapewniając kamienie milowe, które trafi Twoja firma, aby ukończyć projekt przed datą, którą zaproponowałeś. Bądź hojny w szacowaniu swojej osi czasu, uwzględniając nieprzewidywalne problemy, które mogą się pojawić. Ma to zapewnić realistycznemu klientowi to, co możesz mu dostarczyć.
Zacznij od wprowadzenia i streszczenia
Wprowadzenie twojego listu ofertowego powinno zawierać informacje o Twojej firmie i marce, z pewnym doświadczeniem na tym, kim jesteś i co robisz. Jeśli często piszesz listy z propozycjami, możesz opracować szablonowy opis swojej firmy, który możesz wykorzystać za każdym razem.
Streszczenie powinno zawierać stosowne punkty Twojej propozycji. Chociaż nie powinieneś próbować podsumowywać każdego aspektu dokumentu, dołącz informacje o tym, dlaczego Twoja firma nadaje się do tego zadania i w jaki sposób pomożemy w zarządzaniu punktami bólu potencjalnego klienta.
Opracuj treść wniosku
Treść wniosku musi zawierać szczegóły dotyczące problemu, przed którym stoi potencjalny klient. Aby zademonstrować zrozumienie swoich problemów, zapoznaj się ze specyfiką ich krajobrazu i trudnościami, jakie napotykają na co dzień. Pomaga to pokazać potencjalnym klientom, że jesteś dobrze zorientowany w obszarach, które są dla nich ważne.
Określ cele swojej propozycji. Będzie to przede wszystkim pokazanie, że masz zamiar pomóc im w rozwiązywaniu problemów biznesowych za pośrednictwem oferowanych produktów lub usług. Podaj szczegóły dotyczące tego, co odróżnia Twoją firmę od konkurencji i dlaczego lepiej nadajesz się do pracy z potencjalnym klientem niż on. Może to obejmować rozmawianie o innych organizacjach, z którymi pracowałeś, pokazywanie przykładów przeszłych projektów i dostarczanie szczegółów na temat twojej wiedzy i doświadczenia.
Podaj dane techniczne i założenia
Uwzględnij zakres, który opisałeś w konkretnych cenach i harmonogramach. Twoja firma może nie znać wszystkich szczegółów dotyczących wymagań potencjalnego klienta, więc możesz potrzebować kilku rzeczy, takich jak budżet wewnętrzny i ograniczenia na osi czasu. Możesz dołączyć te założenia do wniosku, a nawet podać kilka opcji. Na przykład możesz podać szacunkowe dane dotyczące czterotygodniowego postoju, sześciotygodniowego postoju i ośmiotygodniowego postoju, z odpowiednimi cenami dla każdej osi czasu.
Zamknij z mocnym argumentem
Twój wniosek dotyczący pisma z propozycją powinien zawierać krótkie podsumowanie informacji podanych przez potencjalnego klienta. Podziękuj im za poświęcenie czasu na rozpatrzenie zgłoszonej propozycji i udziel im informacji o tym, co dalej. Bardzo ważne jest dołączenie wezwania do działania do propozycji biznesowej. Może to obejmować wezwanie do dalszej dyskusji nad propozycją lub zorganizowanie spotkania w celu podpisania umowy. Na koniec dołącz informacje o tym, jak mogą się z Tobą skontaktować, korzystając z kilku opcji, takich jak e-mail, telefon i witryna.
Postępuj zgodnie z najlepszymi praktykami
Aby zwiększyć skuteczność listu ofertowego, należy przesłać dokumentację pomocniczą. Może to obejmować analizy przypadków poprzednich klientów, referencje od zadowolonych klientów i arkuszy kalkulacyjnych ze statystykami pokazującymi wskaźnik skuteczności.
Pamiętaj, aby napisać swoją propozycję na papierze firmowym i zaprojektować ją grafik, jeśli masz dostępne zasoby. Zwrócenie uwagi na element wizualny może pomóc Twojej firmie wyróżnić się z konkurencyjnych ofert, które może otrzymać potencjalny klient.
Nie zapomnij o kontynuacji
Chociaż nie jest to bezpośrednio część dokumentu listu wniosku, jednym z kluczowych elementów wysłania wniosku jest nawiązanie do perspektywy. Zadzwoń lub wyślij e-mail do swojego potencjalnego klienta po kilku dniach od wysłania listu motywacyjnego, aby dowiedzieć się, czy ma on jakieś pytania lub uwagi dotyczące tego dokumentu. Zaproponuj wyjaśnienie wszelkich elementów, które mogą wymagać dalszych informacji. Kontynuując, pomagasz kultywować silne relacje z potencjalnym klientem.
