System fakturowania jest sercem należności firmy. Faktury są przygotowywane na podstawie sprzedawanych produktów lub usług. Dane z faktury odpowiadają dziennikom sprzedaży, zapisom rachunków klientów, saldom należności i dziennikom rachunków pieniężnych, a także innym rejestrom biznesowym.
Elektroniczny i ręczny
Systemy oprogramowania używane do fakturowania wymagają, aby mała firma wprowadzała początkowe dane przed wydrukowaniem faktur. Każdy system wymaga różnych zmiennych i podpowie użytkownikowi, co jest potrzebne. System następnie elektronicznie zintegruje dane z należnościami. Natomiast przy konfigurowaniu systemu ręcznego właściciel małej firmy lub księgowy decyduje o tym, co jest potrzebne, i formułuje to jako część systemu rachunkowego. Niezależnie od tego, czy mała firma świadczy usługi lub sprzedaje produkty, jednym z wstępnych etapów tworzenia systemu fakturowania jest określenie, co należy uwzględnić na fakturze, oprócz podstawowych informacji, takich jak informacje kontaktowe.
System numerowania
Każda faktura powinna zawierać unikalny numer identyfikacyjny oparty na chronologicznej kolejności sprzedaży lub numerze klienta. Niezależnie od wyboru właściciela małego przedsiębiorstwa, te niepowtarzalne numery mogą być używane do odniesienia się do konkretnej faktury w przyszłości.
Ciało faktury
W sekcji opisu faktury księgowy będzie chciał dodać szczegółowe informacje, aby klient dokładnie wiedział, co dokumentuje faktura. Na przykład faktura za usługę, która po prostu określa "zgłoszenie serwisowe", jest zbyt niejasna, aby klient lub mała firma mogła go użyć do późniejszego wykorzystania. Jeśli jednak opis mówi coś bardziej konkretnego, np. "Zmienione filtry, wyczyszczone wentylatory, przetestowany zapłon", zarówno klient, jak i dostawca usług dokładnie znają wykonaną pracę. Jeśli opłata za usługę lub godzinę, ten szczegół powinien być zawarty w opisie. Gdy faktura dotyczy produktów, należy podać ilości i cenę za jednostkę. Ta informacja odpowiada danym w dzienniku sprzedaży.
Warunki kredytu
Określ warunki kredytowania, które będą oferowane klientom, i uwzględnij je na fakturze. Na przykład, jeśli płatność jest spodziewana szybko, faktura powinna zawierać notę "należna netto przy odbiorze". W trakcie procesu sprzedaży, jeśli klientowi powiedziano, że będzie miał 30 dni na opłacenie, uwzględnij to jako datę płatności na fakturze.
Wszystko razem
System fakturowania jest kompletny, gdy pasuje do właściwego miejsca w procesie księgowym. Po przygotowaniu faktur nadszedł czas na zbieranie należności. Jeden egzemplarz każdej faktury jest wysyłany do klienta, a firma przechowuje jedną kopię. Zafakturowana kwota jest księgowana na koncie klienta w dzienniku sprzedaży. Po otrzymaniu płatności kwota jest odejmowana z konta klienta w dzienniku sprzedaży i dodawana do konta gotówkowego firmy. Pod koniec miesiąca właściciel małej firmy może przeglądać konta, aby odnotować zaległe faktury i konieczność podjęcia działań w celu uzyskania płatności, na przykład wysłanie drugiej kopii faktury z napisem "przeterminowanie".
