Wyobraź sobie: dzwonisz do dostawcy, by zamówić jakieś widżety i zastrzelić im e-mail, aby potwierdzić. Problem polega na tym, że wysyłają ci pięć skrzyń zamiast czterech i lądują z większą fakturą, niż się spodziewałeś. Ponieważ nie masz nic legalnego, by utrzymać tego sprzedawcę jako odpowiedzialnego, nie masz wiele do powiedzenia. Możesz się złościć i grozić wstrzymaniem zapłaty, ale może to wszystko popsuć i zniszczyć twój związek. Co robić? W przyszłości możesz rozważyć wdrożenie systemu zamówień. OP odgrywają ważną rolę w kontrolowaniu zakupów biznesowych, pomagając w śledzeniu zamówień i zarządzaniu płatnościami za wykonaną pracę.
Co to jest zamówienie?
Zamówienie zakupu jest oficjalnym potwierdzeniem zamówienia na towary i usługi. Działa jako umowa między firmą a jej dostawcami, dzięki czemu dostawca dokładnie wie, co zostało zamówione, a firma dokładnie wie, jakie produkty i usługi będą dostarczane, i do której daty. Kiedy dostawca przyjmuje zamówienie zakupu, tworzy prawnie wiążącą umowę między obiema stronami. Tak więc nigdy nie utkniesz z dodatkowym przypadkiem widżetów, których nie potrzebujesz, a dostawca jest chroniony, ponieważ ma teraz legalny dowód, że zamówiono towary i usługi. Jeśli nie utworzysz zamówienia, w ogóle nie będzie wiążącego zamówienia od klienta.
Jak wyglądają zamówienia zakupu?
Zamówienia zakupu wyglądają bardzo podobnie do faktury. Jedyna różnica polega na tym, że kupujący je tworzy, a nie sprzedawca. Zasadniczo zamówienie zakupu będzie zawierało następujące informacje:
- Informacje o firmie kupującego.
- Adres wysyłki / rozliczeniowy.
- Dane firmy dostawcy.
- Szczegóły zamówienia - produkt, ilość, cena i termin dostawy.
- Data zamówienia zakupu.
- Numer PO.
Mogą również istnieć określone warunki dotyczące zamówienia, np. Kiedy należy dokonać płatności. Wiele firm tworzy standardowy dokument zamówienia zakupu z wypełnionymi ogólnymi informacjami, aby zapewnić spójność.
Co to jest numer zamówienia zakupu?
Jeśli w zamówieniu jest jedna pozycja, musisz podać numer zamówienia. Numer zamówienia jest niepowtarzalnym numerem referencyjnym, który ułatwia dopasowanie dostaw do zakupów po ich dostarczeniu. Korzystanie z nich powinno przyspieszyć przetwarzanie faktur, ponieważ możesz łatwo śledzić, kiedy zostały dokonane płatności za konkretne zamówienia. Minimalizuje to również ryzyko nieprawidłowych płatności, ponieważ nie będziesz płacić za faktury, które nie mają odpowiedniego Zamówienia Zakupu.
Oto przykład. Załóżmy, że potrzebujesz nowego zestawu szafek na dokumenty. Tworzysz zamówienie zakupu z rozmiarem, ilością i specyficznymi wymaganiami dla szafek i przesyłasz je do producenta. Po zatwierdzeniu zamówienia przez producenta tworzy on umowę prawną między obiema stronami. Producent wyśle Ci szafki i wyśle fakturę na łączną kwotę, która jest należna. Ta faktura odwoła się do numeru zamówienia. Tak więc po otrzymaniu faktury można sprawdzić ją na podstawie zamówienia zakupu, aby upewnić się, że oba dokumenty są zgodne. Jeśli tak, idź i zapłać. Jeśli nie, ktoś popełnił błąd, który musisz zbadać.
Jak zintegrować system zamówień w firmie?
Jeśli nigdy wcześniej nie używałeś PO, to byłbyś wybaczony za myślenie, że jest to tak proste, jak konfiguracja szablonu zamówienia zakupu w Microsoft Word lub twoim oprogramowaniu księgowym. Te opcje doskonale nadają się do tworzenia dokumentu zamówienia fizycznego, ale jest jeszcze kilka rzeczy, o których musisz pomyśleć, zanim będziesz mógł zintegrować system zamówień z firmą:
Kto robi zakupy?
Główny administrator zamówienia zakupu powinien kontrolować system zamówień. Spowoduje to scentralizowanie zakupów i pozwoli uzyskać jasny obraz wydatków. Zaraz po utworzeniu zamówienia administrator może natychmiast uwzględnić koszt w budżecie firmy. Zasadniczo zaczniesz od wzięcia kart kredytowych z rąk ogólnego personelu.
Jak wygląda proces zgłaszania zapotrzebowania?
Każdy proces PO rozpoczyna się od zamówienia. Jest to prośba o zamówienie, którą składają pracownicy, gdy tylko chcą kupić towary lub usługi. Musisz utworzyć standardowy szablon zapotrzebowania, z którego będą musieli korzystać wszyscy członkowie personelu. Wiele małych firm pozwala swoim pracownikom po prostu wysłać e-mail z prośbą do menedżera, który skontaktuje się z administratorem, aby przydzielić budżet, uzyskać zgodę na zakup i zebrać potrzebne zamówienie.
Dodanie systemu rekwizycji zapewnia, że personel musi uzyskać scentralizowane kciuki przed zakupem, aby nic nie ześlizgnęło się z pęknięć. Wkrótce będziesz mieć wystarczającą ilość danych, aby śledzić, w jaki sposób pracownicy używają materiałów eksploatacyjnych i wzorców zakupów na miejscu, np. Czy istnieje możliwość zakupu ze zniżką od dostawcy?
Jak zarejestrujesz PO?
Administratorzy mogą zatwierdzić, odrzucić lub zgłosić zapotrzebowanie do dalszej dyskusji. Po zatwierdzeniu zamówienia administrator PO musi przydzielić zamówienie na numer zamówienia - możesz użyć dowolnego kodu alfanumerycznego, który Ci odpowiada - i zapisać go w rejestrze PO. Utrzymanie rejestru gwarantuje utrzymanie łącznej liczby zakupów. Możesz zobaczyć wpływ zamówienia, zanim go zatwierdzisz, i zaktualizować budżet za każdym razem, gdy zostanie pozyskany PO. Jest to również kluczowa część ścieżek audytu, dzięki czemu nie ma rozbieżności między dostawami i wypłatami.
Jak zarządzać dostawcami?
Oczywiście, musisz poinformować swoich dostawców, że przeprowadzasz się do systemu PO. Jest to tak proste, jak skontaktowanie się z dostawcami i poinformowanie ich o złożeniu zamówienia zakupu przed dokonaniem płatności za towary. To, w jaki sposób otrzymujesz PO od dostawcy, zależy od Ciebie - najczęściej administrator wysyła je bezpośrednio do odbiorcy.
Gdy sprzedawca otrzyma zamówienie, powinien dokładnie sprawdzić, czy nie występują błędy, zanim przygotuje towar do dostawy. Wielu dużych dostawców korzysta z zakupów wspieranych przez PO i ma skonfigurowane systemy, które będą oznaczać twoje konto, jeśli spróbujesz dokonać zakupu bez zamówienia zakupu.
Jak pogodzić płatności faktury z rejestrem PO?
Jeśli prowadzisz aktualny rejestr PO, pogodzenie faktur lub wyciągów z kart kredytowych z zamówieniem nie jest szczególnie trudne ani czasochłonne. Chcesz tylko oznaczyć każdy zakup, który nie został zarejestrowany w PO. Następnie jest to przypadek personelu szkoleniowego, który wyeliminuje wszelkie nadwyżki zakupów w przyszłości.
Czy należy automatyzować proces zamówienia?
Zamiast robienia rzeczy ręcznie, możesz zainwestować w oprogramowanie zakupowe dla właścicieli małych firm. Systemy te mogą automatyzować twoje zamówienia i rutynowe zatwierdzenia i generować PO automatycznie, co sprawia, że cała sprawa jest o wiele mniej wymagająca. Zarządzają również dokumentami zakupowymi od jednego scentralizowanego w jednym miejscu, dostępnego z dowolnego miejsca, co ułatwia zarządzanie zamówieniami zakupu w drodze. Niektóre systemy mają inne przydatne funkcje, takie jak katalog dostawców, dzięki którym zgłoszenia zapotrzebowania są łatwiejsze i wygodniejsze dla pracowników.
Platformy są tak szerokie, jak długo są dostępne, a wiele witryn z recenzjami online pomaga zawęzić opcje. Jak zawsze, korzystaj z wersji demo i darmowych okresów próbnych, więc masz pewność, że podjąłeś właściwą decyzję przed zakupem.
