Polityka finansowa i procedury kościołów od dawna budzą kontrowersje. Kościoły powinny stosować się do surowych zasad i procedur, aby uspokoić personel i zgromadzenie, że ich darowizny są odpowiednio traktowane, zwłaszcza przy pisaniu czeku. Przy ustalaniu polityk należy badać kościelne przepisy i konstytucję istniejących polityk. Wiele kościołów wymaga, aby dodatki do polityk kościelnych były głosowane przez członków pewnego wieku.
Zasady
Zasady sprawdzania pisowni, zwane również polityką wypłat gotówki, powinny wyeliminować wszelkie wątpliwości w umysłach twoich ludzi. Rachunek kościelny powinien przez cały czas utrzymywać minimalne saldo. Polityka może obejmować sekretarza ds. Finansów, który pisze czeki w wyznaczonym dniu tygodnia, do podpisania przez sekretarza i wybranego oficera.
Kontrola nad ustaloną kwotą, na przykład 1000 USD, powinna wymagać trzech podpisów lub zatwierdzenia przez konkretną osobę. Jeśli dana osoba zwraca się o zwrot, wniosek należy złożyć wraz z paragonem i podpisem osoby zatwierdzającej. Jeśli konieczne są karty kredytowe, wszystkie karty kredytowe powinny zostać zapłacone na koniec miesiąca, aby uniknąć opłat finansowych. Wszelkie wydatki związane z podróżą i rozrywką dla biznesu powinny zawierać jasne wytyczne. Kościelne biuro finansowe powinno skorzystać z wszelkich zniżek bankowych oferowanych za wcześniej lub w całości.
Procedury
Zasady są "czym" zajmuje się firma, procedury są "jak". Zainwestuj w system księgowy non-profit. Wiele systemów jest dostępnych specjalnie dla kościołów i ich potrzeb. Procedury powinny obejmować wymaganie dwóch osób podpisujących dla wszystkich kontroli, które są napisane w celu ustalenia odpowiedzialności.
Jeden pracownik może uruchomić listę płac, a inny może go zatwierdzić. Dyrektor finansowy powinien przeglądać wszystkie raporty księgi głównej (szczegółowy wykaz transakcji) co tydzień lub co dwa tygodnie. W zależności od tego, w jaki sposób Kościół jest ustawiony, powinieneś przedstawiać zarząd diakonów lub starszych z dokładnymi raportami o przychodach i wydatkach każdego miesiąca. Albo dyrektor finansowy, albo diakon, powinien uzgodnić wyciąg z rachunku bankowego z programem księgowym.
Problemy
Modeluj politykę i procedury kościoła po polityce i procedurach firm nastawionych na zysk, jeśli to w ogóle możliwe. Podczas gdy pensje i świadczenia muszą być poufne, kilka osób w zarządzie powinno decydować o tym, co pastor i pracownicy otrzymują. Czeki nigdy nie powinny być pisane dla "okaziciela" lub "gotówki". Czeki nigdy nie powinny być podpisane przed przygotowaniem. W przypadku jakichkolwiek problemów lub wątpliwości powinieneś zasięgnąć porady certyfikowanego publicznego księgowego.
