Raport wydatków jest raportem przesłanym do klienta lub pracodawcy, który wyszczególnia wydatki, które pracownik lub kontrahent zapłacili podczas wykonywania zadania dla klienta lub pracodawcy. Sprawozdania z wydatków są również utrzymywane przez właścicieli firm dla celów podatkowych.
Funkcjonować
Raport z wydatków dokumentuje koszty wykonania określonej czynności, które są przekazywane osobie, organizacji lub korporacji, w imieniu których działalność została wykonana. Zwykle raport wydatków zawiera tylko koszty, które wykonawca chciałby otrzymać za poniesione wydatki. Paragony i dzienniki są zwykle dostarczane na poparcie raportu wydatków w celu sprawdzenia, czy rzeczywiście poniesiono wydatki.
Stosowanie
Raport o wydatkach jest często wykorzystywany w celu zwrotu kosztów wykonawcom i pracownikom poprzez zapewnienie, że przestrzegali wewnętrznej polityki dotyczącej wydatków, a także przepisów dotyczących wewnętrznych urzędów skarbowych dotyczących możliwości odliczenia kosztów działalności. Raporty dotyczące wydatków są również zatrzymywane w celu udowodnienia IRS, że pewne wydatki zostały poniesione w trakcie prowadzenia działalności.
Najczęstszymi wydatkami, za które pracownicy otrzymują zwrot, są koszty podróży, wyżywienia i rozrywki.
Koszty podróży
Opłaty za przelot, przebieg pojazdu osobowego, opłaty drogowe, opłaty za wynajem samochodu, pokoje hotelowe, posiłki zjedzone w drodze, wskazówki płacone pracownikom hoteli i opłaty za parking na lotnisku są przykładami wydatków, które wielu klientów lub pracodawców zwróci, jeśli raport z wydatków zostanie udokumentowany koszty są dostarczane.
Wydatki na posiłki i rozrywkę
Przyjmowanie potencjalnego klienta na lunch lub świętowanie promocji w barze z kolegą to przykłady posiłków i wydatków na rozrywkę, które klient lub pracodawca może zwrócić po przedstawieniu raportu o wydatkach. Przed zwrotem pracodawca lub klient może wymagać pokwitowań, które zawierają wskazówki i inne opłaty za usługi.
Konta wydatków na karty kredytowe
Wiele organizacji i korporacji wymaga od pracowników ponoszenia kosztów działalności za pomocą karty kredytowej wystawionej na nazwisko pracownika. Pracownik często jest osobiście odpowiedzialny za opłacenie rachunku.
Organizacja lub korporacja otrzyma kopię rachunku i zwróci koszty odzwierciedlone w rachunku karty kredytowej tylko wtedy, gdy dokumenty potwierdzające, takie jak pokwitowania, dzienniki i uzasadnienie biznesowe, zostaną dostarczone w formie raportu wydatków.
Ostrzeżenie
Ważne jest zrozumienie polityki wydatków lub oczekiwań klienta / pracodawcy przed poniesieniem kosztów, za które spodziewany jest zwrot. Bardzo niewiele rzeczy może skurczyć klienta-kontrahenta lub stosunek pracy szybciej niż spór o pieniądze.
Często dobrym pomysłem jest przechowywanie kopii pokwitowań przesłanych wraz z raportem wydatków, w przypadku gdy wymagane jest powtórne przesłanie.
