Oferty sprzedaży są integralną częścią procesu przyznawania kontraktów prywatnych lub publicznych kwalifikującym się firmom. Firmy, agencje i osoby fizyczne reklamują projekty, których potrzebują, publikując wymagania i otwierając proces licytacji. Wykonawcy, którzy mogą spełnić wymagania stanowiska, składają oferty kontraktowe określające, w jaki sposób chcą zrealizować projekt i za jaką cenę. Po zakończeniu okresu licytacji zamówienie jest przyznawane najtańszemu oferentowi. Oferty mogą obejmować szeroki zakres usług, w tym roboty budowlane, sprzedawcy, instalacje elektryczne, hydrauliczne i publiczne. Największe sektory przetargów są w federalnych, stanowych i lokalnych rządach, gdzie licytacja kontraktowa jest zwykle wymagana przez prawo.
Funkcjonować
Zadaniem umowy jest zapewnienie uczciwego procesu udzielania zamówienia. Oferty umowne pozwalają każdej firmie, która może spełnić wymagania firmy lub agencji oferującej kontrakt, spróbować wypróbować i wylądować bez obawy o partycypację lub nieuczciwe praktyki konkurencyjne. Oferty umowne pozwalają również osobom poszukującym wykonawcy wykonać pracę w możliwie najniższej cenie. Zachęca to do konkurencji, która jest niezbędna w otwartej gospodarce rynkowej. W odniesieniu do kontraktów państwowych i federalnych, proces pomaga utrzymać przyznawanie kontraktów w oczach opinii publicznej i zaoszczędzić pieniądze podatników.
Rodzaje
Oferty kontraktowe są zaprojektowane w celu spełnienia wymagań trzech podstawowych typów ofert przetargowych. Niektóre oferty kontraktowe są zapieczętowane, a inne otwarte do przeglądu. Trzy rodzaje ofert kontraktowych to: Zaproszenia do składania ofert (IFP) są również nazywane ofertami zamkniętymi i są z reguły używane przez firmy lub agencje poszukujące dostawców lub usług budowlanych. Wniosek IFP zawiera specyfikacje kontraktów, a oferenci muszą spełnić te wymagania, aby kwalifikować się do rozpatrzenia. Tego typu oferty kontraktowe są zapieczętowane zaraz po ich złożeniu i nie mogą zostać zmienione w trakcie ani po zakończeniu procedury przetargowej. Brak negocjacji sprawia, że jest to bardzo konkurencyjna forma licytacji kontraktowej, w której zleceniobiorca utrzymuje ścisłą kontrolę nad całym procesem. Prośba o wycenę (RFQ) jest podobna do IFP, gdzie specyfikacje kontraktów są dokładnie określone we wniosku. Jednak w przypadku zapytania ofertowego oferenci kontraktowi mogą spotkać się z firmą lub agencją przed złożeniem oferty, aby zadać pytania lub omówić różne kwestie. Te oferty są czasami otwarte na zmiany i modyfikacje po ich przesłaniu. Zapytanie ofertowe (RFP) to propozycja umowy, która jest zwykle używana w przypadku usług specjalistycznych, w przypadku których trudno jest oszacować określoną kwotę w dolarach. Firma lub agencja oferująca umowę daje ogólne pojęcie usług, których szuka w swojej pierwotnej propozycji. Zleceniobiorcy kontraktowi są zwykle zobowiązani do uczestnictwa w spotkaniach poprzedzających przetarg, w których omawiane i dalej określane są wymagania kontraktowe. Oferent, który złożył ofertę, składa ofertę, która zawiera specyfikacje projektu i ustala kwotę w dolarach. Zapytania ofertowe RFP są często otwarte na renegocjacje w trakcie procesu zamówienia i po udzieleniu zamówienia.
Ramy czasowe
Większość procedur przetargowych dotyczących umów obejmuje ramy czasowe, które mogą trwać od kilku tygodni do kilku miesięcy. Procedura licytacji przebiega w następujący sposób: 1. Ofertę ofertową reklamuje się publicznie, zwykle w gazetach lub na stronie internetowej. Propozycje mogą być reklamowane przez tydzień lub do miesiąca. Wniosek zawiera specyfikację zamówienia i zawiera instrukcje dotyczące sposobu uzyskania pakietu propozycji. 2. Firmy przedstawiają swoje oferty przetargowe. Czasami wymagana jest konferencja przed złożeniem oferty, w której obie strony mogą się spotkać i omówić szczegóły umowy. 3. Oferty są otwierane we wcześniej określonym terminie. Są one czytane, a oferta, która najbardziej odpowiada wymaganiom propozycji po najniższej cenie, otrzymuje zamówienie. Wygrywający licytujący jest następnie powiadamiany zazwyczaj w drodze listu o udzieleniu zamówienia.
Rozważania
Jest wiele ważnych rzeczy, które należy wziąć pod uwagę przy składaniu oferty kontaktu. Pierwszą rzeczą do rozważenia jest to, w jaki sposób profil firmy licytującego pasuje do potrzeb potencjalnego klienta. Na przykład większość federalnych i stanowych agencji rządowych rozważa oferty złożone przez firmy, które są własnością kobiet lub mniejszości, przed innymi oferentami. Uwzględniają one również firmy z dużą liczbą pracowników mniejszościowych oraz firmy z obszarów geograficznych, które zostały wyznaczone jako strefy rozwoju gospodarczego. Inne kwestie, które należy wziąć pod uwagę przy składaniu oferty, to: sprzęt, który może zostać zakupiony, lub wartość wycofania z posiadanego sprzętu, harmonogramy płatności, koszty pracy, w tym lista płac, podatki i świadczenia, koszty ogólne, koszty klejenia i zysk margines. Prawie wszystkie pakiety ofertowe są wymagane, aby zawierać te przedmioty, zwykle w szczegółowej ofercie. Inną formą zawartą w większości ofert kontraktowych jest dodatkowa praca i zmiana alokacji. W tym formularzu oferent musi rozważyć, co się stanie, jeśli do ukończenia projektu potrzebna jest dodatkowa praca, która nie była szczegółowo opisana w pierwotnym wniosku. Oferent musi ułożyć plan, który przedstawi przybliżoną prognozę kosztów i czasu w przypadku wystąpienia takiego zdarzenia lub nagle konieczne są zmiany w ostatniej chwili.
Ostrzeżenie
W większości przypadków składania ofert najtańszą z ofert jest umowa, jednak po raz pierwszy w licytacji wielu oferentów popełnia błąd polegający na niedotrzymaniu oferty kontraktowej. Może to spowodować, że firma straci pieniądze lub nie będzie w stanie spełnić wymagań projektu. Oferenci muszą dokładnie rozważyć, ile będzie kosztować ich umowa pod względem siły roboczej i zaopatrzenia, a jednocześnie będzie uwzględniać marżę zysku. Jednym ze sposobów uniknięcia niedostatecznej licytacji jest zbadanie, ile innych firm pobiera opłaty za wykonanie podobnych usług. W przypadku kontraktów rządowych agencje są zobowiązane do publikowania wcześniejszych umów, co pozwala firmom sprawdzić, ile innych firm złożyło oferty na podobne kontrakty.
