Po zakończeniu umowy suma pieniędzy zapisana w umowie powinna odpowiadać kwocie, która została wypłacona. W praktyce mogą występować pomyłki, premie, które nie zostały uzyskane, wstrzymane opłaty i inne miejsca w budżecie umowy, gdy książki nie bilansują się. Uzgodnienie kontraktu jest procesem wyjaśniania i rozwiązywania wszelkich luźnych celów finansowych: obowiązki obejmują wyszukiwanie błędów, znajdowanie przyczyny, obliczanie rozmiaru i ustalanie, jak je naprawić.
Papierkowa robota
Według Departamentu Obrony pierwszym zadaniem w pogodzeniu umowy jest przejście do dokumentacji. Obowiązki pracowników zajmujących się uzgadnianiem obejmują porównywanie podstawowej umowy wraz z wszelkimi zamówieniami zmian, z zapisami fakturowania, dowodami płatności, oficjalnymi systemami księgowymi i wszelkimi transakcjami, które zostały już przetworzone. Rząd federalny opracował komputerowe systemy uzgadniania, które umożliwiają personelowi ds. Uzgadniania dopasowanie dokumentacji złożonej elektronicznie do różnych działów.
Dokumentacja
Może się okazać, że brakuje dokumentów, które uniemożliwiają prawidłowe uzgodnienie umowy. W takim przypadku zadaniem pracownika jest dokładne przeszukanie dokumentacji, elektronicznej i papierowej, w celu odnalezienia dokumentacji. Jeśli nie można znaleźć jakiegoś materiału, personel musi zrobić wszystko, co w ich mocy, korzystając z posiadanych informacji.
Rozbieżności
Kolejnym obowiązkiem personelu jest znalezienie przyczyn rozbieżności. Potencjalne przyczyny to oszustwo, błędy rachunkowe, spadek kosztów dostaw lub kontrahent, który jeszcze nie zwrócił nadpłaty.
Dostosowywanie książek
Po wykryciu błędów ostatecznym obowiązkiem zlecenia-uzgodnienia jest aktualizacja rachunków - dostosowanie ich w przypadku zwrotu nadpłat lub usunięcie błędów, lub w przypadku ostatecznego złożenia kuponów z opóźnieniem.
