Krótkie raporty są skutecznym narzędziem komunikacji z dyrektorem generalnym, który zazwyczaj jest pracownikiem wykonawczym. Mogą być wykorzystywane do raportowania postępów projektu, tygodniowych lub miesięcznych prognoz finansowych lub raportów z operacji produkcyjnych. W przeciwieństwie do obszernych raportów, które wymagają obszernych badań i szczegółów, krótkie raporty wymagają tylko podstawowych, ale najważniejszych informacji. Pisanie krótkiego raportu odbywa się w podobny sposób, jak w przypadku pisania raportów, z tym że streszczenie, tło, treść, wnioski lub zalecenia są zwięzłe.
Zbierz dane, które są istotne dla projektu, o którym zgłaszasz. Zrób to, wykorzystując dostępne dane, takie jak raporty finansowe, raporty wykonalności i ankiety, które już zostały podjęte. Wykorzystaj odpowiednie materiały referencyjne, takie jak książki lub informacje od poinformowanych stron trzecich, takie jak eksperci branżowi, jako dane do raportu.
Wpisz datę, nazwisko głównego menedżera, do którego wysyłasz raport, swoje imię i nazwisko, podpis oraz temat raportu w lewym górnym rogu artykułu.
Krótko podsumuj treść raportu, wskazując problem, wyniki, dotychczasowy postęp lub propozycję rozwiązania problemu. Podaj zwięźle, czego się spodziewasz, to korzyści płynące z projektu.
Opisz tło, pisząc krótką historię trwającego projektu lub zadania biznesowego, które zgłaszasz. Uwzględnij nazwiska osób zaangażowanych w zadanie lub projekt, na przykład członków zespołu projektowego, trenerów lub kierowników działów. Podaj dalsze wyjaśnienie, na czym polega zadanie lub projekt.
Napisz treść lub treść raportu, dołączając ustalenia i dane zebrane w Kroku 1. Przekaż krótką analizę ustaleń i określ, co oznaczają dla całego projektu i firmy. Włącz wykresy, kwestionariusze, ankiety i odniesienia do raportu, aby wesprzeć analizę.
Wyciągnij wniosek, krótko mówiąc, określając status projektu lub zadania. Podaj zalecenia tylko wtedy, gdy poprosił o to dyrektor generalny. Podaj dwa krótkie i najważniejsze zalecenia, które podsumowują wszystkie inne zalecenia, które w innym przypadku zostałyby podane w dłuższym raporcie.
Wskazówki
-
Choć krótka, raport nie powinien pozostawiać czytelnikowi pytań bez odpowiedzi. Podaj wszystkie niezbędne informacje w jasnym i precyzyjnym języku.
