Sprawozdania finansowe dla akcjonariuszy, plany marketingowe i oceny jakości są przykładami raportów napisanych dla firm. Krótki raport jest jak każdy inny raport, ale ma mniej stron. Powinien określać kluczowe cele raportu, podsumowywać podstawowe informacje, dokonywać przeglądu rozwiązań alternatywnych i zalecać dalsze działania. Traktuj raport jako projekt - plan, a następnie zapisz go w przejrzysty i prosty sposób. Short jest dobry, ponieważ jest bardziej prawdopodobne, że zajmie się nim zajęty lub bezinteresowny, ale ważny uczestnik.
Planowanie
Spotkaj się z przełożonymi, aby wyjaśnić wymagania, ponieważ określą format i treść raportu. Na przykład raport oceny projektu nie będzie miał takiej samej struktury jak plan marketingowy lub raport finansowy.
Zbadaj materiał źródłowy, w tym dokumenty dostarczone do ciebie, gdy przydzielono Ci zadanie pisania i materiał, który zbierasz niezależnie od Internetu, biblioteki oraz spotkań i rozmów z interesariuszami (takimi jak menedżerowie jednostek biznesowych, dostawcy i klienci).
Przygotuj szablon raportu, w tym streszczenie, wstęp, sekcje alternatywne i proponowane rozwiązania, zalecenia i wnioski.
Zawartość
Napisz wstęp. Zwykle nie dłuższy niż akapit, wprowadzenie powinno określać cel raportu i identyfikować kluczowe kwestie. Powinien stanowić przewodnik dla reszty raportu, ale nie powinien go streścić. Na przykład pierwsza linia mogłaby brzmieć: "Celem tego raportu jest zbadanie rozwiązań dla bieżących problemów z jakością w naszym zakładzie produkcyjnym", a następnie streszczenie głównych problemów.
Zmontuj treść raportu. W przykładzie dotyczącym zakładu produkcyjnego sekcje mogą zawierać szczegóły techniczne, listę alternatywnych rozwiązań wraz z analizą kosztów i korzyści dla każdego oraz zalecenia. Biznesplan miałby inny zestaw sekcji, takich jak badania rynku, analiza konkurencji i projekcje finansowe. Niezależnie od formatu, sekcje powinny być w logicznej kolejności, tak aby czytelnik nie musiał odwracać się, aby dowiedzieć się treści.
Zakończ raport, powołując się na cele raportu. Dla przykładu zakładu produkcyjnego, wniosek mógłby być planem wdrożenia zalecanego rozwiązania. W przypadku raportu finansowego wniosek może być prognozą biznesową.
Wymień odniesienia cytowane w tekście, identyfikując publikację, z której pochodzą, tytuł, autora i datę. Wymień inne istotne źródła w bibliografii lub sekcji zasobów.
Napisz streszczenie. W paragrafie lub dwóch, podsumuj raport tak, aby zajęty wykonawca mógł uchwycić kluczowe punkty i przejrzeć szczegóły później. W przypadku raportu finansowego podsumowanie może być tylko tabelą przedstawiającą najważniejsze trendy w sprzedaży i zyskach.
Przygotuj stronę tytułową z tytułem raportu, datą oraz nazwiskami i przynależnościami autorów. Dołącz spis treści dla raportów dłuższych niż 15 stron.
Zaadresuj list przekazujący do osoby (menedżera lub zamawiającego), a nie do działu. Określ kluczowe zalecenia raportu, podaj swoje dane kontaktowe i listę załączników.
Wskazówki
-
Tabele, wykresy i szczegółowe obliczenia powinny być umieszczone jako załączniki, ale kluczowe odwiezienia powinny zostać włączone do głównego raportu.
