Twoja zdolność do skutecznego komunikowania się będzie miała bezpośredni wpływ na Twój sukces w pracy. Ważne jest, abyś wiedział, jak pisać i wysyłać korespondencję, która jest zwięzła i zrozumiała. Nota biznesowa to krótki dokument, który jest skierowany do określonej grupy osób i koncentruje się na określonym celu. Dobrze napisane notatki pomogą ci efektywnie komunikować się i osiągać rezultaty. Oprócz prawidłowego pisania, ważne jest, aby upewnić się, że twoje notatki są wysyłane prawidłowo, do osób, które muszą przeczytać go najbardziej.
Tworzenie swojej notatki
Pomyśl o swoich odbiorcach. Zanim zaczniesz komponować notatkę, weź pod uwagę poziom wykształcenia i doświadczenie osób, z którymi się komunikujesz. Pamiętaj także o potrzebach swoich odbiorców. Niektóre osoby mogą potrzebować bardziej szczegółowych instrukcji i określonych, ustalonych wytycznych, podczas gdy inne mogą otrzymać bardzo ogólną informację, a następnie same podjąć inicjatywę.
Użyj poprawnego formatowania nagłówka. W linii "Data" użyj standardowych skrótów. W przypadku "Do" powinieneś wymienić każdą osobę, która otrzyma notatkę po imieniu. Nie używaj pseudonimów. Użyj imion i nazwisk i uporządkuj je alfabetycznie lub według pozycji w firmie. W przypadku wiersza "Od" użyj imienia i nazwiska oraz działu, w którym się znajdujesz, jeśli dotyczy.
Wybierz temat, który jest konkretny i informacyjny. Często ludzie wysyłają notatki z tematami, które są niejasne i ogólne. Konkretny i zwięzły daje odbiorcom znacznie lepsze wyobrażenie o tym, do czego odnosi się notatka. Na przykład ogólna linia tematyczna brzmi "Spotkanie", ale konkretna linia tematyczna może brzmieć "Prezentacja zespołu sprzedaży na piątkowe spotkanie".
Otwórz ze szczegółami. Nie trać czasu na pogawędkę czy tło. Pierwsza część notatki powinna dokładnie powiedzieć, czego potrzebujesz. Korzystając z powyższego przykładu prezentacji zespołu sprzedażowego, możesz otworzyć: "Na piątkowym spotkaniu zespół sprzedaży zaprezentuje pokaz slajdów z danymi o przychodach i zobowiązaniach za pierwszy kwartał".
Napisz swoją notatkę, unikając biernego głosu. Notatka ma na celu udostępnianie informacji i żądanie pomocy, więc musisz użyć aktywnego głosu. W gramatyce i piśmie aktywny głos oznacza, że temat zdania jest aktywny - robienie lub bycie czymś - a nie posiadanie innych rzeczy. Aktywny głos brzmiałby tak: "Zespół sprzedaży zaprezentuje pokaz slajdów". Pasywne podejście byłoby sformułowane jako: "Chcielibyśmy, aby zespół sprzedaży rozważył prezentację pokazu slajdów".
Napisz wniosek. Twój wniosek nie musi być skomplikowany, ale powinien podsumować kluczowe punkty wymienione w samej notatce.
Edytuj swoją pracę. Niewiele rzeczy jest tak krępujących jak wysyłanie notatek biznesowych i później zdajesz sobie sprawę, że w samym środku tego tekstu pozostawiasz wielką literówkę. Zapomnij o swoich notatkach przed wysłaniem, a oprócz wprowadzania poprawek wyeliminuj niepotrzebne słowa. Zachowaj krótką notatkę.
Wyślij swoją notatkę
Wyślij swoją notatkę. Jeśli wysyłasz go pocztą wewnętrzną, upewnij się, że każda osoba, do której adresowane są notatki, otrzyma jego własną kopię. Nikt nie powinien nigdy dzielić się notatkami z facetem w następnym pomieszczeniu.
Użyj adresu e-mail, jeśli jest to opcja. Wiadomość e-mail powinna być wysyłana do wszystkich w tym samym czasie, ale możesz chcieć ślepić skopiować niektórych odbiorców. Jeśli wysyłasz e-mailem swoją notatkę, umieść temat notatki w temacie nagłówka wiadomości e-mail. Nie używaj uroczych lub kolorowych czcionek, obrazów ani innych dodatków do wiadomości e-mail.
Kontynuuj po wysłaniu notatki. Jeśli jest termin wymieniony w notatce, pamiętaj, aby później skontaktować się z odbiorcami.
Wskazówki
-
Upewnij się, że notatka jest zgodna z wytycznymi firmy dotyczącymi punktów, odstępów między akapitami itp.
Ostrzeżenie
Jeśli używasz e-maila do wysłania notatki, sprawdź dwukrotnie przed naciśnięciem klawisza "Wyślij". Będziesz chciał zachować ostrożność w odniesieniu do tego, kto otrzymuje zastrzeżone lub poufne informacje przez e-mail.
