Spotkania biznesowe wymagają planowania, organizacji, przywództwa, prowadzenia dokumentacji i kontynuacji. Sposób, w jaki przychody z twojego projektu będą zależeć od podejmowania decyzji i działań, które będą płynąć ze wspólnego wysiłku możliwego ze spotkania.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Program
-
Pokój spotkań
Opracuj porządek obrad. W porządku obrad znajdują się zarysy wszystkich kwestii, które wymagają dyskusji na potrzeby decyzji, które są niezbędne do realizacji projektu lub celów. Wymień wszystkie znane problemy w zwięzłym formacie konspektu z punktorami. Po opracowaniu porządku obrad poznasz problemy, a następnie dowiesz się, kto musi wziąć udział w spotkaniu.
Wyślij masową wiadomość e-mail lub zadzwoń do wszystkich osób, które muszą uczestniczyć w spotkaniu, i zapytaj o ich dostępność z datami i godzinami w okresie jednego tygodnia, jeśli masz kilku uczestników. Samo to może być trudnym wyzwaniem z uwagi na napięte harmonogramy. Po uzyskaniu dostępności wszystkich osób należy zapoznać się z harmonogramami dostępnej daty i godziny. Zaplanuj wystarczająco dużo czasu na zorganizowanie spotkania i wyślij zawiadomienie do wszystkich uczestników o dacie, godzinie rozpoczęcia, godzinie zakończenia i miejscu spotkania wraz z kopią porządku obrad.
Przygotowując się do spotkania, należy dostarczyć kopie porządku obrad wszystkim uczestnikom wraz z wszelkimi dokumentami, które będą przedmiotem dyskusji. Wyświetlacze i prezentacje Power Point powinny być gotowe do wyświetlenia za pomocą sztalug i wszelkich niezbędnych projektorów, laptopów i ekranów. Ponadto organizator spotkania powinien być przygotowany na prowadzenie spotkania, a notariusz powinien wziąć udział w spotkaniu, aby sporządzić notatki.
Organizator spotkania / lider musi utrzymywać dyskusję na właściwej drodze. Dyskusja nieuchronnie prowadzi do problemów stycznych i dyskusji poza tematem, więc lider musi upewnić się, że dyskusja ostatecznie powróci do punktów porządku obrad. Lider musi także śledzić czas i utrzymywać dyskusję, aby trafić wszystkie punkty programu. Prowadzący powinien podać krótki opis punktów porządku obrad, aby rozpocząć dyskusję, a także zadawać pytania lub wnioskować o wkład uczestników, aby uzyskać niezbędne informacje. Lider powinien zawrzeć każdy element czynności z osobą odpowiedzialną za ukończenie przedmiotu i przewidywany harmonogram jego ukończenia.
Po zakończeniu wszystkich punktów programu, grupa powinna w razie potrzeby zaplanować spotkanie kontrolne lub zaplanować regularne spotkania w uzgodnionym dniu i czasie.
Osoba prowadząca zapis powinna sporządzić swoje notatki w protokole posiedzeń zorganizowanym w formie konspektu. Projekt protokołu powinien następnie zostać przesłany uczestnikom spotkania w celu uzyskania komentarzy, poprawek lub zmian. Ostateczne protokoły z posiedzeń powinny być następnie rozdane uczestnikom i wykorzystane do działań następczych oraz w razie potrzeby jako podstawa do następnego porządku obrad.
