Świat biznesu jest pełen długich, nudnych i chaotycznych spotkań. Jeśli twoje spotkanie jest skupione i na temat, wszyscy, którzy uczęszczają, docenią to. Niezależnie od tego, czy jest to cotygodniowe spotkanie pracowników, czy konferencja branżowa, planowanie i przygotowanie mogą sprawić, że różnica pomiędzy produktywną sesją lub żmudnymi parami godzin.
Mieć cel
Spotkanie będzie poruszać się szybciej i będzie bardziej skoncentrowane, jeśli masz powód, aby go zatrzymać. Nawet jeśli jest to regularne cotygodniowe spotkanie, będzie bardziej produktywne, jeśli masz konkretny cel. Sporządź agendę dotyczącą tematów, które chcesz omówić. Trzymaj się porządku obrad: jeśli ktoś poruszy niepowiązany temat, poproś go o omówienie z tobą po zakończeniu spotkania.
Zaproś Selektywnie
Nie zapraszaj osób, które nie muszą tam być. Jeśli wszystko, czego potrzebujesz od kogoś, jest aktualizacją jej najnowszego projektu, możesz to zrobić w e-mailu. Utrzymywanie spotkania w rozsądnym rozmiarze pozwala zachować porządek i koncentrację. Uwalnia też więcej osób do produktywnej pracy.
Przygotuj swoich uczestników
Wysyłaj swój program przed spotkaniem, aby wszyscy wiedzieli, czego się spodziewać. Jeśli zadzwonisz na spotkanie, aby poradzić sobie z ostatnią zmianą - zmiana prawa, opóźnienie projektu - uwzględnij informacje dodatkowe w porządku obrad. W ten sposób wszyscy będą na bieżąco i będziesz miał więcej czasu na spotkaniu, aby zająć się rozwojem.
Znajdź odpowiednią przestrzeń
Znajdź pokój, który jest wystarczająco duży, aby wszyscy, którzy uczęszczają, mogli wygodnie usiąść. Ściskanie ludzi lub polowanie na krzesła jest rozpraszające, nieprzyjemne i sprawia, że wyglądasz nieprzygotowany. Potwierdź, że w pokoju jest jakikolwiek sprzęt, którego potrzebujesz i czy działa on prawidłowo. Jest to szczególnie ważne, jeśli spotkanie obejmuje prezentację pokazu slajdów lub jeśli ktoś będzie uczestniczyć przez telefon lub wideokonferencję.
Steruj spotkaniem
Agendy nie są magiczne. Wiele spotkań zaczyna się od celu, potem uczestnicy skręcają w kierunku stycznych. Jeśli prowadzisz hosting, to zależy od Ciebie, aby sterować statkiem. Jeśli Twoi goście obejmują klientów lub wyższe kierownictwo, musisz to zrobić delikatnym akcentem, ale wymaga to. Zakończ spotkanie w zaplanowanym czasie.
Pomóż ludziom się zrelaksować
Nie chcesz prowadzić tak napiętego spotkania, jakby wszyscy byli w obozie treningowym. Zamów dostawę przekąsek i napojów bezalkoholowych. Odczekaj trochę czasu na rozmowę, bo ludzie naturalnie lubią doganiać się nawzajem. Po prostu nie pozwól, aby działało tak, aby opóźnić działanie firmy.
