Prowadzenie udanego spotkania biznesowego obejmuje nie tylko treść i członków spotkania, ale także aranżację mebli. Aby skutecznie zaaranżować pomieszczenie na spotkanie biznesowe, należy rozważyć funkcję spotkania i stworzyć odpowiednią atmosferę i przestrzeń roboczą dla zwiększenia produktywności. Jeśli pokój jest dobrze zorganizowany na spotkanie, pracownicy będą mogli pracować i działać bez zakłóceń lub rozproszenia, aby w pełni wykorzystać dostępny czas spotkania.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Tabele
-
Krzesła
-
Akcesoria do prezentacji
-
Zamki błyskawiczne
-
Taśma klejąca
-
Lampy
-
Stoły boczne, w razie potrzeby
-
Artykuły spożywcze i napoje
Rozważ funkcję pokoju i umieść odpowiednie tabele. Spotkanie w stylu dyskusji powinno wykorzystywać styl okrągłego stołu, ustawiając tabele w kółko lub półkole, aby każdy uczestnik mógł zobaczyć wszystkich innych. Prezentacje mogą wykorzystywać salę konferencyjną z jednym dużym prostokątem lub umieszczać mniejsze tabele w rzędach z każdym uczestnikiem skierowanym w tym samym kierunku.
Rozmieść miejsca wokół stołów zgodnie z układem stołu, używając wygodnych krzeseł odpowiednich do długości spotkania. Twarde plastikowe krzesła powinny być używane tylko na krótkie (godziny lub mniej) spotkania, aby pracownicy byli skupieni i wygodni. Umieść dwa lub trzy dodatkowe krzesła z boku pokoju, na wypadek, gdyby było więcej gości, niż się spodziewali, lub krzesło zrywa.
Umieść wszelkie rekwizyty, takie jak podium, flipcharty, ekrany projekcyjne lub plakaty prezentacyjne w dobrze widocznym miejscu z przodu pokoju, aby każdy uczestnik mógł go łatwo zobaczyć. Jeśli będziesz używać materiałów informacyjnych lub folderów, umieść je na każdym krześle wzdłuż stołu lub ustaw je na bok, aby można je było później rozpowszechniać. Nie pozwól, aby te przedmioty zaśmiecały przestrzeń roboczą lub utrudniały poruszanie się w pomieszczeniu, na przykład układając je na podłodze.
Wyłącz dzwonek w każdym telefonie w pokoju, aby uniknąć zakłóceń; nie należy jednak odłączać telefonu, aby umożliwić wychodzące połączenia w przypadku zagrożenia. Jeśli do spotkania używa się komputera, należy połączyć wszystkie kable za pomocą zamków błyskawicznych, aby uniknąć plątania się stóp i przykleić przewody do podłogi biegnącej po przejściach.
Dodaj dodatkowe oświetlenie poza górne oświetlenie do pokoju, aby złagodzić atmosferę i sprawić, by dłuższe spotkania były mniej widoczne wizualnie. Ustaw lampy na stolikach bocznych, w których nie będą przeszkadzać lub blokują widoków, ale unikaj świec, które mogą emitować delikatne światło i zapach, ale mogą stanowić zagrożenie.
Ustaw mały obszar usług gastronomicznych w rogu pokoju lub wzdłuż ściany w pobliżu drzwi, aby dostarczyć wodę butelkowaną, napoje gazowane, kawę lub przekąski, takie jak ciasteczka, ciasteczka lub tace z owocami i mięsem. Jeśli korzystasz z jedzenia podczas długich spotkań, unikaj pokarmów o wysokiej zawartości cukru i upewnij się, że w pobliżu miejsca serwisowania znajduje się kosz na śmieci, aby utrzymać stół czysty i uporządkowany po zakończeniu posiłku.
Wskazówki
-
Jeśli masz możliwość wyboru pokoju konferencyjnego, spróbuj znaleźć cichy pokój z dala od nadmiernego hałasu i zakłóceń, a jednocześnie umieszczając salę konferencyjną wygodnie w łazienkach na tym samym piętrze budynku.
Jeśli to możliwe, dostosuj termostat w pomieszczeniu do wygodnego ustawienia, aby osoby uczęszczające nie były zbyt gorące lub zimne, co powodowało dyskomfort i rozproszenie uwagi, gdy nie będą w stanie skupić się na wykonywanym zadaniu.
