Prowadząc spotkanie klubowe, komunikujesz się ze wszystkimi członkami klubu naraz, planuj przyszłe zajęcia w klubie i podejmuj ważne decyzje. Aby skutecznie prowadzić spotkanie, musisz być zorganizowany i mieć plan. Prowadzący spotkanie utrzymuje porządek podczas całego spotkania, jednocześnie rozwiązując wszystkie tematy poruszane w porządku obrad.
Przygotuj się z góry. Zdecyduj, jakie są twoje cele na spotkaniu i utwórz konkretny plan działania, aby osiągnąć te cele. Sporządź listę tematów, które będziesz adresować i przygotuj kopie tej listy do dystrybucji dla członków klubu.
Stwórz zachęcającą atmosferę. Podawaj napoje przed spotkaniem i korzystaj z miękkiej muzyki, gdy członkowie klubu wchodzą do obszaru spotkań. Stworzy to atmosferę, która zachęca członków do odpoczynku i spotkań towarzyskich przed rozpoczęciem spotkania.
Zacznij na czas. Powiadom za pięć minut przed planowanym rozpoczęciem. Gdy członkowie klubu znajdą miejsce, rozdajcie kopie porządku obrad. Pozwala to członkom klubu na sprawdzenie porządku obrad, jak przygotować się do rozpoczęcia.
Przedstaw nowych członków klubu. Sesje Icebreaker to najlepszy sposób na wprowadzenie nowych członków. Niech powiedzą, gdzie dorastali, gdzie chodzili do szkoły i dlaczego zdecydowali się dołączyć do twojego klubu.
Przejrzyj protokół z poprzedniego spotkania. Przypomina to członkom klubu działania podjęte podczas ostatniego spotkania i zapewnia nowym członkom lepsze zrozumienie bieżących tematów spotkań.
Pozostań przy zadaniu. Zawsze śledź program spotkania. Jeśli ktoś chce przedyskutować temat, który nie znajduje się w twoim programie, napisz ten temat na osobnej kartce papieru i zajmij się nim podczas następnego spotkania.
Daj czas na pytania i odpowiedzi. Członkowie klubu prawdopodobnie będą mieli pytania, więc bądź gotów na nie odpowiedzieć. Poproś osoby z pytaniami, aby podniosły rękę i osobiście wezwały każdego z członków. Jest to również dobry moment, aby zachęcić członków klubu do zgłaszania sugestii dotyczących przyszłych spotkań.
Koniec na czas. Posiadanie określonego czasu zakończenia pomaga utrzymać koordynatora na dobrej drodze. Jeśli członkowie klubu mają dodatkowe pytania lub wątpliwości, poproś ich, aby porozmawiali z Tobą po zakończeniu obrad.
