Prowadzenie spotkania nie zawsze jest łatwe. Ludzie są znani z niechęci do spotkań, pomijania ich i nie zwracania uwagi, kiedy oni uczestniczą. Jeśli musisz poprowadzić spotkanie, wdrożenie kilku zdrowych kroków zapewni uczestnikom spotkania, że twoje spotkanie było opłacalne i skutecznie prowadzone.
Udostępniaj datę i godzinę spotkania z dużym wyprzedzeniem, aby uczestnicy mogli zachować przejrzystość swoich rozkładów. Ponadto, wyślij przypomnienie e-mailem dzień wcześniej. Wreszcie pomocne jest ogłoszenie na interkomie 15 minut wcześniej. Minimalizuje to prawdopodobieństwo, że ktoś zapomni uczestniczyć.
Zacznij na czas. To pokazuje szacunek dla punktualnych ludzi. Uznaj spóźnialskich za pomocą skinienia, jeśli w ogóle. Nie należy wspominać o spóźnieniu podczas spotkania.
Zorganizuj swoją technologię z wyprzedzeniem i upewnij się, że wszystko działa. Dla uczestników nie ma nic gorszego niż oglądanie zmagań z linkiem do laptopa przez 15 minut.
Miej agendę, utrzymuj ją jak najkrótszą i trzymaj się jej. Wysyłaj pocztą e-mail z wyprzedzeniem, aby uczestnicy mogli o tym pomyśleć. Na spotkaniu, jeśli ktoś odejdzie od porządku obrad, powiedz: "Zastanówmy się nad włączeniem tej kwestii do porządku obrad naszego kolejnego spotkania."
Upewnij się, że cel twojego spotkania jest bardzo jasny. Program powinien pomóc w tym, ale trzeba wyjaśnić. Upewnij się, że rozumiesz, czy Twoim celem jest rozwiązanie problemu, omówienie opcji lub przeprowadzenie szkolenia. Upewnij się, że wszyscy wiedzą dokładnie, dlaczego są obecni.
Pamiętaj, że ludzie uczą się na różne sposoby. Korzystaj z różnorodnych mediów - wizualnych, słuchowych, a nawet fizycznych - aby przekazać swoje punkty.
Poproś, aby ludzie spisali wszelkie dodatkowe pomysły, które mieli na ten temat, i zostawcie ich w stosie na końcu spotkania. Później podaj każdemu uczestnikowi wydruk protokołu z protokołu lub wiadomości e-mail.
Wskazówki
-
Jeśli spotkanie potrwa dłużej niż 30 minut, rozważ umieszczenie czekoladek na stolikach dla uczestników.
Ostrzeżenie
Unikaj opuszczania tematu. Jest to jeden z głównych powodów, dla których ludzie uważają, że spotkania to strata czasu.
