Podczas corocznego spotkania poświęconego planowaniu strategicznemu przygotowanie często przyćmiewa rzeczywisty cel spotkania. Część przygotowań obejmuje stworzenie porządku obrad, zaproszenie uczestników, wysłanie porządku obrad i przygotowanie miejsca. Jeśli jednak samo spotkanie nie uwzględnia burzy mózgów, podejmowania decyzji i tworzenia planów, może nie przynieść oczekiwanej innowacyjności i doskonałości strategicznej. Podczas gdy miejsce i organizacja są ważne, to jakość komunikacji twarzą w twarz daje wyniki.
Określ cele spotkania
Strategie zwykle obejmują ekspansję firmy, marketing, linie produktowe, konkurencję i zobowiązania finansowe. Spotkania poświęcone planowaniu strategicznemu, które po prostu ponownie łączą stary plan strategiczny z grupą zarządzającą, nie analizują planu pod kątem możliwych ulepszeń. Jeśli Twoim celem jest udoskonalenie strategii na nadchodzący rok, rozpocznij spotkanie od analizy SWOT obecnej strategii. Jeśli prowadzisz spotkanie, przygotuj listę problemów i pytań mających zachęcić do dyskusji. Przynieś artykuły, białe księgi i prezentacje wideo, aby zainspirować twórczą myśl. Prowokuj uczestników do zgłaszania niewygodnych tematów. Menedżerowie często nie chcą być peg, który wstaje, z obawy przed wbijaniem.
Utwórz listę problemów do dalszej dyskusji
Pogłębiona analiza SWOT z ubiegłorocznego planu strategicznego i jego wyniki powinny zaowocować większą ilością punktów do dyskusji i rozwiązania. Używanie tablicy do wypisywania pytań lub problemów w miarę ich pojawiania się pozwala na uporządkowanie i uporządkowanie dyskusji. Jako lider, nadal rzucaj wyzwanie i zadawaj pytania. Zaangażowana dyskusja jest dokładnie tym, czego potrzebujesz, ale zachowaj kontrolę nad dyskusją i spróbuj doprowadzić ją do rozwiązania i decyzji. Sesje Breakout mogą tworzyć nowatorskie rozwiązania, więc przypisz uczestników do sesji przełomowych poświęconych poszczególnym kluczowym tematom i każ im zgłaszać wnioski lub nowe pomysły po wznowieniu spotkania.
Przejrzyj decyzje i potwierdź
Jednym z powodów organizowania spotkań planowania strategicznego w ciągu dwóch lub więcej kolejnych dni jest zapewnienie uczestnikom czasu na przetworzenie podnoszonych pomysłów. To, co wydaje się dobrym pomysłem, może zostać uznane za błąd po nocnym śnie. Po pełnym omówieniu starego planu strategicznego i sformułowaniu nowych pomysłów przejrzyj każdy punkt lub decyzję i weź udział w głosowaniu. Głosowanie zobowiązuje menedżerów w obecności do wspierania decyzji. Jeśli jest różnica zdań w jednym punkcie, rozważ dalszą dyskusję na temat modyfikacji, aby wszyscy mogli się zgodzić.
Wdrażanie i działania następcze
Oczywiście implementacja i kontynuacja stanowią różnicę między udanym spotkaniem a porażką. Menadżerom tak łatwo jest utrzymać status quo, gdy wracają do swoich działów, że należy agresywnie przypisywać odpowiedzialność za wdrożenie. Jako lider, jesteś odpowiedzialny za monitorowanie, aby upewnić się, że menedżerowie w pełni realizują strategie i zmiany opracowane na spotkaniu dotyczącym planowania strategicznego. Ustal standardy i recenzje postępów, aby ocenić, w jaki sposób plan strategiczny przynosi korzyści organizacji i czy należy ją zmienić.
